7 طرق لتتبع تقدم المشروع بشكل فعال

ما هو تتبع المشروع؟

يشير تتبع المشروع إلى مراقبة التقدم المحرز في جميع الأنشطة والمهام في أي مشروع. يستخدم مديرو المشاريع تعقب المشروع لتحليل ما إذا كانت المهام تتقدم كما هو مخطط لها فيما يتعلق بالوقت والميزانية. يضمن تتبع المشروع عدم وجود اختناقات غير متوقعة تعرقله وتؤخر تسليمه. يمكن لمديري المشاريع إدارة الميزانية والموارد بفعالية من خلال تتبع مهام أعضاء فريقهم. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد التتبع مديري المشاريع على التأكد من الحاجة إلى موارد إضافية أو مزيد من الوقت.

يمكن لمديري المشاريع الاستفادة من بيانات تتبع المشروع لتحديث أصحاب المصلحة حول حجم العمل المنجز وكيفية استخدام الموارد. يمكن للمؤسسات تتبع المشاريع بعدة طرق ، بدءًا من أوراق Excel ولوحات المعلومات اليدوية إلى برامج تتبع المشروع. ومع ذلك ، فإن معظم المؤسسات ، وخاصة المؤسسات ، تتحول إلى أدوات متقدمة لتتبع مشاريعها. إنهم ينتقلون من الأنظمة القديمة إلى أدوات العصر الجديد ، مثل حزم برامج تتبع المشاريع ، لأنها توفر تلقائيًا بيانات التقدم في الوقت الفعلي. تساعد هذه النظرة العامة الفورية على تقدم المشروع مديري المشاريع على اتخاذ قرارات مستنيرة وفي الوقت المناسب ، مما يحسن فرص تسليم مشروع ناجح.

كيفية تتبع تقدم مشروع العمل بشكل فعال

1. تحديد أهداف واضحة وواقعية

لا يمكنك تقييم أداء مشروعك والتقدم بشكل صحيح بدون أهداف محددة. يساعد وضع أهداف واضحة ومحددة جيدًا الفرق على العمل بانسجام وتحسين التركيز وتحقيق النتيجة المرجوة خلال فترة محددة. ومع ذلك ، يجب أن تفكر في بعض الأشياء أثناء تحديد الأهداف. يجب أن تكون أهدافك:

• واضح ودقيق
  يجب عليك تحديد الأهداف بوضوح ، حيث يمكن أن تربك الأهداف الغامضة الفريق وتؤثر على نتائج المشروع مع تقليل رضا العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يجب على كل عضو في الفريق أن يفهم بوضوح أدواره ومسؤولياته.
• واقعية ويمكن تحقيقها
  يمكن أن يؤدي تحديد أهداف غير واقعية إلى إثقال كاهل الفريق بالعمل ، مما قد يؤدي إلى إجهاد غير ضروري. وبالتالي ، يجب على مديري المشاريع والإدارة العليا النظر في وضع أهداف واقعية وقابلة للتحقيق تتماشى مع الجدول الزمني للمشروع ، والميزانية ، وتوافر الموارد البشرية الكافية.
• مقيدة زمنيا
  يجب أن يكون لأي مهام مشروع موعد نهائي وتاريخ بدء. لذا ، يجب عليك تحديد الجداول الزمنية. على سبيل المثال ، بدلاً من قول “يجب إكمال هذه المرحلة على الفور” ، يجب أن تقول ، “يجب إكمال هذه المرحلة بحلول 25 أبريل 2023”. عدا ذلك ، قد يفقد الفريق الدافع لإكمال المهام في أقرب وقت ممكن. يمكن للفرق حتى تقليل أولويات المهام في حالة عدم وجود قيود زمنية.
• مناسب
  يجب عليك تحديد أهداف ذات صلة بالمشروع بحيث يكون أعضاء الفريق واضحين بشأن المهام التي يحتاجون إلى إنجازها لتحقيق الهدف.

2. الاتصال الفعال هو المفتاح

لا جدوى من مشاركة التقارير غير المفهومة مع أصحاب المصلحة. من ناحية أخرى ، يعد الحصول على تفاصيل دقيقة حول حالة المشروع أمرًا صعبًا إذا لم يتواصل مدير المشروع بشكل فعال مع فرقهم. بمجرد أن يحدد مدير المشروع الهدف ، يصبح التواصل المنتظم مع أصحاب المصلحة والفريق أمرًا ضروريًا لبناء علاقة عمل إيجابية.

يمكّن التواصل الفعال مديري المشاريع من مراجعة العمل الحالي للمشروع بانتظام. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد التواصل الواضح مديري المشاريع على إطلاع أصحاب المصلحة على الأصول الملموسة وغير الملموسة للمشروع. علاوة على ذلك ، إذا كان المشروع ينحرف ، يمكنك إبلاغ فرقك من خلال الاجتماعات ومعالجة المشكلات قبل أن تكتسب شخصية أكثر جدية.

3. عقد اجتماعات المشروع العادية

يمكن لمدير المشروع أن يجتمع مع فريقه كل أسبوع أو كل شهر. يجب أن تركز هذه الاجتماعات على الحصول على تحديثات حول عمل المشروع ، وفي أي مرحلة هو ، ومناقشة الحواجز. إلى جانب ذلك ، فإن الاجتماع المختصر لمناقشة حالة المشروع هو أكثر ملاءمة من مسارات البريد الإلكتروني الطويلة. تساعد مثل هذه الاجتماعات المنتظمة مديري المشاريع على تقييم ما إذا كان الفريق يعمل في الوقت المحدد أم لا ، أو يكون منتجًا ، أو يواجه أي تحديات.

يمكن أن يعتمد تواتر هذه الاجتماعات على الموعد النهائي. على سبيل المثال ، إذا كان الموعد النهائي للمشروع هو أربعة أشهر ، فيمكنك جدولة هذه الاجتماعات مرة كل أسبوعين لأول شهرين. في وقت لاحق ، يمكنك زيادة التردد إلى مرة واحدة في الأسبوع. يمكن لمديري المشاريع أيضًا تقديم ملاحظات بناءة خلال مثل هذه الاجتماعات لمساعدة أعضاء الفريق على تحسين أدائهم.

4. تحديد المواعيد النهائية الصارمة والمعالم

تستغرق بعض المشاريع شهورًا أو حتى سنوات حتى تكتمل ؛ ومن ثم ، يمكن لمديري المشاريع تقسيم مثل هذا المشروع الكبير إلى مراحل رئيسية لتقييم ما إذا كان المشروع في الوقت المحدد أم لا. على سبيل المثال ، إذا كان لأي مشروع موعدًا نهائيًا مدته أربعة أشهر ، فقد تشعر الفرق بحافز أقل لمتابعة أعمالهم. ومع ذلك ، فإن تقسيمها إلى معالم صغيرة أو مواعيد نهائية مجزية سيقلل من احتمالية ترك العمل. على سبيل المثال ، يمكن لمديري المشاريع تحديد موعد نهائي لمدة أسبوعين لمهام أي مشروع طويل يحفز الفريق على العمل بوتيرة ثابتة. علاوة على ذلك ، يمكن لمدير المشروع أيضًا تقييم تقدم المشروع من خلال فحص ما إذا كان الفريق قد حقق المعالم أم لا.

5. قياس التقدم النوعي مع ملاحظات العميل

يمكن للمشاريع التي تمتد على مدى أشهر أو حتى سنوات أن تخضع لتحليل نوعي. يتيح التحليل الكمي المستند إلى الوقت للمديرين تتبع سرعة المشروع. ومع ذلك ، يساعد التحليل النوعي مديري المشاريع على فهم ما إذا كان يلبي توقعات العميل أم لا. يمكن لمديري المشاريع أن يطلبوا من العملاء مراجعة العمل المنجز. لهذا ، يمكنهم تحديد موعد اجتماع شهري مع العميل لتقييم التقدم وجودة العمل من خلال استطلاع قصير.

6. استخدام قائمة التحقق

يجب على مديري المشاريع تقسيم المشروع الجديد إلى مراحل ، حيث يكون لكل مرحلة مهام محددة. على سبيل المثال ، تتكون دورة حياة المشروع عمومًا من خمس مراحل: إعداد العميل ، وتخطيط المشروع ، وتنفيذ المشروع ، وتسليم المشروع ، والمراجعة النهائية. يمكن لمديري المشاريع تقسيم هذه المراحل إلى مهام خاصة وإنشاء قائمة تحقق لكل مهمة. بهذه الطريقة ، يمكنهم الاحتفاظ بعلامة تبويب حول تقدم المشروع – مثل عدد المهام التي تم إكمالها والمرحلة التي وصل إليها المشروع.

7. الاستفادة من الأدوات الذكية لتتبع التقدم

مخطط جانت هو الأداة الأكثر شهرة مع تخطيط نوع مخطط شريطي يساعد في تقييم الحالة الفعلية للمشروع مقابل الخطة الأولية. تقدم هذه الأداة تمثيلاً مرئيًا في الوقت الفعلي لتقدم المهام والمهام الفرعية. يمكن لمديري المشاريع توقع تقدم فرقهم من خلال تحليل شريط المدة الذي يربط بين تاريخ بدء كل مهمة وتاريخ انتهائها. إذا كان شريط المدة مظللًا بدرجة أكبر ، فهذا يعني أن المهمة شارفت على الاكتمال. تستخدم بعض المؤسسات أيضًا لوحات كانبان كبديل لمخطط جانت.

في الوقت الحاضر ، أصبحت أدوات تتبع المشروع أكثر ملاءمة من الطرق الأخرى ، مما يجعل تتبع المشروع أكثر سهولة وخالية من المتاعب. تعمل هذه البرامج على أتمتة مهمة تتبع المشروع ، مما يعطي نظرة عامة على التقدم الإجمالي للمشروع في الوقت الفعلي. يمكن لمدير المشروع أيضًا إنشاء تقارير باستخدام هذه الأداة لمقارنة معدل التقدم الحالي بالمعدل المتوقع.

يمكن لمديري المشاريع أيضًا الاستفادة من قوالب خطط المشروع التي توفر جميع البيانات المهمة المتعلقة بالمشروع في متناول أيديهم. تقدم هذه القوالب موجزًا ​​لجميع التفاصيل ذات الصلة التي يحتاج مديرو المشاريع إلى امتلاكها لمعرفة تقدم المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، هذه القوالب قابلة للتخصيص. ومن ثم ، يمكن لمدير المشروع إنشاء نموذج فريد لتتبع المشروع لكل مشروع محدد ، حسب حاجته.

خاتمة

يساعد تتبع تقدم المشروع مديري المشروع في البقاء على اطلاع على الإنجازات الخاصة بهم. كما يمنحهم تتبع المشروع أيضًا موجزًا ​​عن الموارد المستخدمة والمهام المنفذة. يمكن للمؤسسات الاستفادة من برامج تتبع المشاريع وقوالب خطط المشروع لتبسيط عملياتها ، مما يضمن تتبعًا سلسًا وآمنًا من الفشل.