3 أسئلة لوريل ليتريل من جامعة الملك سعود حول كيفية عمل ميزانيات المكتبات الأكاديمية حقًا

لوريل ليتريل أمين مكتبة في جامعة ولاية كنساس. من بين أدوارها العديدة في جامعة الملك سعود منسق بيانات المكتبات. لذلك ، فإن لوريل في وضع جيد للإجابة على بعض الأسئلة التي طرحتها في مقالتي ، كيف تنفق المكتبات الأكاديمية أموالها؟

س 1: هل يمكنك مساعدتنا في فهم العلاقة (ربما المتطورة) بين الميزانيات والمواد والتوظيف؟ انطباعي هو أن مهنة المكتبات الأكاديمية مستقرة مقارنة بالمهن الأخرى ، لكن ليس لدي أكثر من الملاحظة المباشرة لدعم هذه الفرضية. هل تستطيع أن تنورنا؟

بادئ ذي بدء ، أشكركم على طرح هذه الأسئلة المهمة وفتح هذه المناقشة. في جامعة عامة مثل جامعة ولاية كانساس ، حيث أعمل ، تكون معلومات الميزانية والرواتب عامة ، وفهم قرارات الميزانية ووظائفها أمر مهم لناخباتنا ومجتمعاتنا.

تمكنت بعض المكتبات من تجنب تسريح العمال (والإجازات) ، ولكن فقط لأن لديهم معدل دوران كافٍ للموظفين بدلاً من الحاجة إلى الانغماس كثيرًا في ميزانية المواد. يمكن للمكتبات تأخير إعادة التوظيف عند الضرورة لاستخدام “مدخرات الراتب” لإدارة الميزانيات ، على الأقل على المدى القصير. ومع ذلك ، فإن هذا له تأثير كرة الثلج ، لأنه يتعين على الموظفين الباقين تحمل واجبات الشخص المغادر ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى إرهاق وتوتر وإرهاق – مما يتسبب في مغادرة المزيد من الموظفين. تقوم المكتبات أيضًا بإعادة هيكلة المناصب لأن عملنا يتطور باستمرار ، مع زيادة موارد المكتبات عبر الإنترنت والتركيز الأقل في العديد من التخصصات على المواد المطبوعة. أعلم أن العديد من المكتبات اضطرت إلى تسريح أمناء المكتبات والموظفين ، وهذا وضع مأساوي. نحن محظوظون لأننا تجنبنا هذا الخيار حتى الآن ، ولكن هناك مقايضة. يمكن أن يحفر حفرة يصعب تسلقها ، لذلك في مرحلة ما ، يصبح من الضروري خفض ميزانية المواد.

س 2. لقد اعتبرت من رد الفعل على Twitter على رسالتي أن قدرة قادة المكتبات على إعادة تخصيص أموال الميزانية بين المجموعات (هل هذه هي الكلمة الصحيحة؟) والتوظيف هو نقطة مؤلمة. لكن مرة أخرى ، أنا لست جزءًا من ثقافة المكتبات الأكاديمية ، لذلك لا أعرف ما لا أعرفه. ما قصة دفع المكتبات مقابل “الأشياء” مقابل “الأشخاص”؟

أمناء المكتبات من جميع الأنواع مكرسون بشكل لا يصدق لخدمة مجتمعاتهم وهم على استعداد للذهاب إلى أقاصي الأرض من أجلهم. الموازنة بين الموظفين والمواد هي الخط الدقيق الذي تتعامل معه كل مكتبة ، ويمكنك أن ترى من بيانات IPEDS أنه بالنسبة للمؤسسات ذات الأربع سنوات ، يوجد استثمار متساوٍ إلى حد ما في المواد والأجور. بالتأكيد لا توجد “مساحة كبيرة للمناورة” كما تعتقد في ميزانية المواد! يتم تقييد جميع ميزانيات المواد تقريبًا في الاشتراكات ورسوم الوصول للموارد عبر الإنترنت ، غالبًا بعقود متعددة السنوات مع البائعين الذين يقدمون هذه الخدمات. تتضاءل معظم المكتبات في حدود الميزانية لمشتريات لمرة واحدة غير مرتبطة بنوع من اتفاقية الشراء لمجرد وجود المزيد من المرونة هناك ، ولكن هذا يؤثر على من يحتاجون إلى هذه الموارد في الجامعة. معظمها عبارة عن كتب مطبوعة ومواد مادية أخرى ، ولكن حتى بعض هذه المشتريات مرتبطة بالتزام تعاقدي. في بعض الأحيان ، لا تستطيع المكتبات ببساطة إجراء تخفيضات بسبب العقود ، وإذا كان لدينا تخفيض في الميزانية ، أو إذا لم يتم زيادة الميزانيات لتغطية تكاليف التضخم ، فقد لا يكون هناك خيار سوى إخراجها من ميزانية الموظفين ، خاصة بعد تقليم ما في وسعنا لأشياء أخرى مثل المعدات والإمدادات وما إلى ذلك.

عادةً ما يكون حوالي 95٪ من ميزانيات المواد في الاشتراكات والعقود (بما في ذلك المجلات وقواعد البيانات وما إلى ذلك) ، وربما 2.5٪ في عمليات الشراء لمرة واحدة ، ويتم إنفاق 2.5٪ الأخرى على الحفظ والتجليد والصيانة الأخرى للمجموعات المادية (بما في ذلك الكتب والمحفوظات النادرة). إذا لم يكن للمكتبة خيار سوى خفض ميزانية المواد ، فيجب أن تمر بممارسة في التفاوض مع البائعين ، وخفض الاشتراكات ، وإعلام الناس بأن الوصول إلى هذه الموارد آخذ في التلاشي. يعتمد الطلاب والمعلمون والباحثون على هذه الموارد – فقد يكون فقدانها أمرًا مؤلمًا للغاية ، ويغضب الناس بشكل مفهوم من هذه الخسائر. من الصعب ربط تعقيد هذه العملية. يبدو أن قطع الموارد حسب مستوى الاستخدام هو أسهل طريقة ، ولكن ماذا لو كان الأشخاص الذين يستخدمون استخدامًا منخفضًا نسبيًا ، أو مجلة متخصصة يقودون منحة بحثية بملايين الدولارات حول موضوع أساسي لمهمة الجامعة ؟

لتجنب ذلك ، تحتفظ المكتبات بمواقع مفتوحة ، وتستوعب العمل الإضافي ، وتمدد المعدات بعد أوجها ، وتجد طرقًا أخرى للاقتصاد بدلاً من المرور بعملية قطع الاشتراكات الفظيعة. إنه يجعل بائعينا غاضبين ، ويجعلنا مجانين ، والأهم من ذلك كله ، إنه يجعل مجتمع جامعتنا مجنونًا !! لا محالة علينا القيام بذلك من وقت لآخر ، لكننا جميعًا نكرهها حقًا وسوف نتجنبها إلى حد كبير إذا كان ذلك ممكنًا. بعبارة أخرى ، بدلاً من التضحية بميزانية المواد لميزانية الراتب ، عادة ما يكون العكس. هنا ، لم نضطر إلى الذهاب إلى أبعد من ذلك فيما يتعلق بتسريح الأشخاص ، لكن عدد الموظفين المكافئين بدوام كامل لدينا انخفض قليلاً جدًا في السنوات العشر إلى الاثني عشر الماضية. جزء من ذلك هو تحسين الكفاءة والتغييرات في عملنا ، ولكن ليس كل ذلك.

س 3: لدي فضول لمعرفة الأنواع المختلفة من الأدوار التي يتألف منها طاقم عمل المكتبة الأكاديمية. هل يمكنك مشاركة المعلومات حول نوع الوظائف التي يصنف إليها الأشخاص الذين يعملون في المكتبات الأكاديمية ، ومسؤولياتهم ، والحالة النسبية والتعويضات؟

فيما يتعلق بأنواع الوظائف ، هناك القليل من الاتساق بين المكتبات الأكاديمية. في ولاية كانساس ، أمناء المكتبات هم أعضاء هيئة تدريس دائمون مع كامل الحقوق والمسؤوليات لأعضاء هيئة التدريس ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا في أي مكان آخر. هناك العديد من الأنواع المختلفة من التعيينات والنقابات وما إلى ذلك للتأكد من أننا نتحدث جميعًا عن نفس الشيء في الإبلاغ عن البيانات ، تتعاون رابطة مكتبات الكليات والبحوث و IPEDS في وضع تعريفات لموظفي المكتبة. هذه على النحو التالي ، تم لصقها من موقع ويب ACRL. NISO هي منظمة معايير المعلومات الوطنية.

تعريفات:

• أمناء المكتبات: أمناء المكتبات هم موظفون محترفون على النحو المحدد من قبل NISO: الموظفون الذين يقومون بأعمال تتطلب تعليمًا مهنيًا في الجوانب النظرية والعلمية لأمانة المكتبات أو الأرشيف أو دراسات المعلومات. [NISO 39.7-2013, section 3.4]
• موظفون محترفون آخرون: الموظفون المحترفون الآخرون هم موظفون يؤدون مهام على المستوى المهني والذين ، وإن لم يكونوا أمناء مكتبات ، لديهم تعليم وتدريب مكافئ في المجالات ذات الصلة (مثل علوم الكمبيوتر وإدارة الأعمال والتعليم). [NISO 39.7-2013, section 3.4]
• جميع الموظفين الآخرين الذين يتقاضون رواتبهم (باستثناء مساعدي الطلاب): جميع الموظفين الآخرين الذين يتقاضون رواتبهم هم موظفون لا تتطلب توصيفاتهم الوظيفية مؤهلات رسمية (أو مجموعة معادلة من التدريب والخبرة) في المكتبات أو المحفوظات أو دراسات المعلومات أو أي تخصص آخر ذي صلة ، ولا يتم تضمينهم في أي مكان آخر. [modified from NISO 39.7-2013, section 3.3]
• مساعدي الطلاب: مساعدي الطلاب (الخريجين والجامعيين) ، الذين يعملون بالساعة ويتم دفع أجورهم من أموال ميزانية المكتبة أو من حساب (حسابات) داخل المؤسسة ، بما في ذلك برنامج دراسة العمل الفيدرالي. [modified from NISO 39.7-2013, section 3.7]

يعتمد رصيد عدد الموظفين في كل فئة في مكتبة على مستوى المركزية / اللامركزية التي تمتلكها المؤسسة في خدمات مثل تكنولوجيا المعلومات ، والميزانية ، وخدمات الأعمال ، ورأس المال البشري ، والاتصالات ، والتسويق ، وما إلى ذلك. مكتبة تحتفظ سيكون لهذه الوظائف داخليًا نسبة مختلفة جدًا من أنواع الموظفين عن المكتبة التي تستخدم الخدمات المركزية للمؤسسة. يمكن أن يؤثر هذا أيضًا على نسبة ميزانية الأجور إلى ميزانية المواد.

شكرا لطرح هذه الأسئلة الهامة.