أتمتة الإعداد: كيف تجعلها تعمل

كل المعلومات التي تحتاجها حول أتمتة الإعداد

لقد قررت الترحيب بالأعضاء الجدد في عائلة شركتك ، لكن عملية الإعداد قد تكون طويلة ومرهقة. لحسن الحظ ، يمكن أن تساعدك أتمتة الإعداد على التعامل مع مهام مثل إدارة الأعمال الورقية والتدريب والتوجيه ، حيث يمكن أن تكون مؤتمتة بالكامل باستخدام البرنامج المناسب. دعنا نتعمق أكثر في هذا المصطلح ونرى كيف يفيد الشركة والموظفين.

خيارات الإعداد: يدوي مقابل. الآلي

الآن بعد أن غطينا بإيجاز ماهية الإعداد الآلي ، نحتاج إلى توضيح سبب تفضيله يدويًا. كبداية ، يمكن أن يتسبب الإعداد اليدوي للموظفين في العديد من المشكلات للموظف الجديد وشركتك. تكمن المشكلة الأساسية في أنها عملية تستغرق وقتًا طويلاً وتتطلب من موظفي الموارد البشرية إكمال الأعمال الورقية وإدارة المهام اللوجستية الأخرى. يؤدي هذا إلى تحويل تركيزهم عن المزيد من الأنشطة الإستراتيجية ، مثل إدارة الموظفين وتطويرهم. بعد ذلك ، نظرًا لأن خطر حدوث خطأ بشري أعلى ، يمكن أن يؤدي الإعداد اليدوي إلى عدم الاتساق وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية أو المهام غير المكتملة. هناك أيضًا خطر سوء التواصل ، مما يؤدي إلى إرباك وإحباط الموظفين والإضرار بسمعة شركتك. يمكن أن يساهم كل ما سبق في معدلات دوران أعلى ، حيث يشعر الموظفون الجدد بانفصالهم عن مؤسستك.

كيفية أتمتة تأهيل الموظف

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS)

نظام معلومات الموارد البشرية (HRIS) عبارة عن نظام أساسي يقوم عادةً بأتمتة معظم المهام الإدارية المتضمنة في الإعداد ، والتي تستهلك الكثير من وقت موظفي الموارد البشرية لديك. يسمح لفريق الموارد البشرية الخاص بك بإدارة بيانات الموظف ، واستكمال الأعمال الورقية ، وجدولة الاجتماعات أو الدورات التدريبية بسهولة. أيضًا ، يمكن للفريق إنشاء قوائم مراجعة مخصصة للإعداد ومهام سير العمل لاحتياجات كل موظف جديد مع التأكد من توافق العملية مع ثقافة الشركة.

نظام إدارة التعلم

يمكن استخدام نظام إدارة التعلم (LMS) لأتمتة مكونات التدريب والتطوير لعملية إعداد الموظفين ، وبالتالي تحسين فعاليتها. على وجه التحديد ، يوفر LMS موقعًا مركزيًا لجميع أنشطة التدريب والتطوير ويقلل من احتمالية فقدان جلسات التدريب. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يعزز الاتساق لأن جميع الموظفين سيحصلون على نفس محتوى التدريب. تحتوي معظم أنظمة إدارة التعلم أيضًا على ميزة لتتبع تقدم الموظفين ، مما يسمح لفريق الموارد البشرية بتقييم فعالية العملية.

منصة الالتحاق الافتراضية

يمكن استخدام منصة الإعداد الافتراضية للأنشطة التمهيدية ، مثل مشاركة المعلومات المهمة وسياسات الشركة مع الموظفين الجدد. يمكن للمنصة أيضًا تعيين رفيق تأهيل افتراضي لمساعدة العضو الجديد على التكيف والتأقلم من خلال الجولات الافتراضية أو التعاون مع الموظفين الآخرين. والأهم من ذلك ، أنه يوفر لفريق الموارد البشرية لديك الفرصة لتقييم العملية في كل خطوة وتقديم الملاحظات.

برامج معالجة الأعمال الورقية والنماذج الرقمية

على الرغم من أن معظم برامج الإعداد تتضمن ميزة خاصة بالمستندات والأعمال الورقية ، فقد يكون من المفيد أن يكون لديك برنامج منفصل لهذا الغرض. تسمح هذه المنصات للموظفين الجدد بالتوقيع رقميًا على المستندات ، مما يجعل العملية أسهل. يمكنك أيضًا مراقبة حالة مجموعة الأوراق وتعيين تذكيرات بالمواعيد النهائية. من ناحية أخرى ، تجمع النماذج الرقمية بيانات الموظف الجديد وتخزنها. يمكن أن يشمل ذلك معلومات الاتصال وتفاصيل الاتصال في حالات الطوارئ. يتم إكمال النماذج عبر الإنترنت أو من خلال منصة أتمتة داخلية مع هذه الميزة ، لذلك يتم تخزين المعلومات في موقع مركزي ، مما يقلل من الحاجة إلى الأعمال الورقية المادية ويحسن إمكانية الوصول.

سير العمل الآلي

يمكن لعمليات سير العمل الآلية أتمتة كل خطوة في عملية الإعداد. يمكنك إنشاء قائمة مرجعية جديدة للتوظيف كسير عمل آلي لتوجيه موظفي الموارد البشرية لديك خلال كل خطوة دون إغفال أي تفاصيل مهمة. يمكنك أيضًا إنشاء تذكيرات لإرسالها إلى الموظفين خلال فترة الإعداد وإدارة البيانات بشكل أكثر فعالية. من الناحية المثالية ، يجب أن تكون قادرًا على دمجها مع الأنظمة الأخرى للتأكد من أنك تراقب كل نشاط بسلاسة.

ما هي مميزات عملية الإعداد الآلي؟

الدقة والاتساق

يمكن أن تؤدي أتمتة عمليات الإعداد إلى تقليل الأخطاء والتناقضات في إدخال البيانات. هذا يؤدي إلى معلومات أكثر دقة وموثوقية. أيضًا ، يمكن تبسيط المهام المهمة مثل التحقق من الخلفية للموظفين الجدد ، واختبار الأدوية ، والفحوصات المرجعية بسهولة. وبالتالي ، فإن هذا يخلق تجربة إعداد متسقة لكل عضو جديد ويقلل من وقت التوظيف.

امتثال

يمكن أن تساعد الأتمتة في ضمان الامتثال للعديد من المتطلبات القانونية والتنظيمية. الامتثال أمر بالغ الأهمية لشركتك من أجل تجنب الغرامات والعقوبات المكلفة أو الالتزامات القانونية. على سبيل المثال ، يمكن أن توفر منصة الإعداد الخاصة بك إمكانية الوصول إلى أحدث إصدارات النماذج والمستندات القانونية. أيضًا ، سيساعدك على البقاء ملتزمًا بقوانين ولوائح التوظيف المتعلقة بتكافؤ فرص العمل ، ومكافحة التمييز ، والسلامة في مكان العمل.

تحسين المشاركة

سيشعر الموظفون بأنهم أكثر ارتباطًا بمكان عملهم وزملائهم لأن العملية الآلية ستخلق تجربة تأهيل تفاعلية وجذابة. علاوة على ذلك ، ستساعد أتمتة الإعداد الموظفين الجدد على فهم دورهم بشكل أفضل وكيف يساهم عملهم في تحقيق أهداف الشركة ونجاحها بشكل عام. ستتاح للموظفين الجدد فرص للتغذية الراجعة والتعاون من أجل زيادة الإنتاجية ومساعدة شركتك على تحقيق نتائج أفضل.

توفير في التكاليف

تعمل أتمتة الإعداد على توفير الوقت عن طريق تقليل حجم العمل اليدوي المطلوب للأنشطة ، مما يسمح لموظفي الموارد البشرية لديك بالتركيز على أشياء أكثر أهمية. أيضًا ، من خلال تزويد الموظفين الجدد بتجربة تأهيل مبسطة وشخصية ، تضمن شركتك معدل دوران منخفض ، وبالتالي تقليل تكاليف التدريب على الاستئجار الجديد.

تحسين تحليلات البيانات

يمكن أن يساعد جمع البيانات حول عملية الإعداد ، مثل معدلات الإكمال أو رضا الموظفين ، شركتك على اكتساب رؤى حول فعالية برنامجك وتحديد مجالات التحسين. وبالمثل ، يمكنك تتبع وتحليل المقاييس المتعلقة بإنتاجية وأداء الموظفين الجدد.

إعداد أسرع

يعمل الإعداد الآلي على تسريع العملية برمتها من خلال التخلص من الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا والأعمال الورقية ، والتي يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً وعرضة للأخطاء. يتضمن الإعداد الآلي أيضًا بوابات الخدمة الذاتية ومهام سير العمل المُنشأة مسبقًا والتي تضمن ألا يفوت الموظفون الجدد أي مهام أو مواعيد نهائية مهمة.

فهم أفضل لثقافة الشركة

يشعر الموظفون الجدد بمزيد من الترابط واليقين من مكانهم في مؤسستك لأن جميع المعلومات والموارد متاحة على الفور. من خلال التعاون مع الزملاء الآخرين ، سيكونون مرتاحين ومعرفة المزيد عن ثقافة الشركة وممارساتها للتأقلم بشكل أسرع.

تقليل الإجهاد

يمكن أن تخفف عملية الإعداد المؤتمتة والواضحة ، مع الدعم المستمر ومنصة الإعداد سهلة الاستخدام ، من التوتر. أيضًا ، تساعد أتمتة المهام الإدارية مثل ملء النماذج الموظفين الجدد على التركيز على المهام الأكثر أهمية وذات المغزى التي تعدهم بشكل أفضل لأداء دورهم.

أفضل الممارسات لأتمتة الإعداد الناجحة

تحديد الأهداف والغايات

ما الذي تأمل في تحقيقه من خلال برنامج التأهيل الخاص بك؟ هل تتطلع إلى تحسين الكفاءة أو زيادة المشاركة أو تقليل معدل الدوران أو ضمان الامتثال؟ ستسمح لك الإجابات على هذه الأسئلة بتحسين النتائج مع تقليل التكاليف أيضًا. في الوقت نفسه ، تحتاج إلى التأكد من أن عمليتك تتوافق مع أهداف شركتك وتدعمها. أخيرًا ، حدد الصعوبات التي قد تواجهها وحدد كيف يمكن للأتمتة حلها.

قم بإنشاء خطة واضحة

تحدد خطة الإعداد الخطوات المتبعة في الترحيب بالموظفين الجدد ، من أول يوم لهم في الوظيفة إلى اندماجهم الكامل في الشركة. وعادةً ما يتضمن جدولاً زمنياً مفصلاً للتأكد من أن جميع المشاركين في عملية الإعداد على دراية بما يجب القيام به ومتى. يجب أن تتضمن خطتك أيضًا الأوراق المطلوبة ، جنبًا إلى جنب مع إرشادات حول كيفية إكمال كل نموذج ومكان تقديمه. أيضًا ، احتفظ بخطة اتصال حتى يتم إبلاغ الموظفين الجدد طوال العملية. إن الحصول على رؤية واضحة للعملية التي ستقوم بأتمتها يقلل من الارتباك والتأخير والأخطاء التي يمكن أن تعرض أهدافك للخطر.

اجعلها جذابة

يمكن أن يساعد دمج عناصر الوسائط المتعددة ، مثل مقاطع الفيديو والصور والألعاب ، في إشراك أعضاء فريقك الجدد منذ اليوم الأول. يجب أن يكون المحتوى الخاص بك تفاعليًا أيضًا ، ويفضل أن يكون مع نظام مكافأة لتحفيز الموظفين الجدد. أيضًا ، ضع تعليمات وتوقعات واضحة ، مصحوبة بجميع الموارد اللازمة. يمكن أن تشمل هذه المكتبة الرقمية أو تقارير الصناعة أو دراسات الحالة.

تعيين مرشدين للموظفين الجدد

لا يمكن لفريق الموارد البشرية لديك مراقبة كل عملية على حدة ، حتى لو كانت آلية. قم بتعيين مرشد لكل موظف جديد ليكون مسؤولاً عن مراقبة تقدمهم عن طريق التحقق من برنامج التشغيل الآلي. بالإضافة إلى ذلك ، سيعرف الموظفون الجدد أنه سيكون هناك دائمًا شخص ما بجانبهم يلجأون إليه لطرح الأسئلة أو المخاوف. يجب أن يكون المرشد من ذوي الخبرة في نفس الدور وأن يعرف كيف يستمع بفاعلية ، ويقدم ملاحظات بناءة ، ويساعد في تحديد الأهداف الفردية.

الاستفادة من التكنولوجيا

هناك المزيد من أدوات الأتمتة التي يجب مراعاتها ، مثل روبوتات المحادثة أو الواقع الافتراضي (VR). على سبيل المثال ، يمكن استخدام روبوتات المحادثة كنظام للأسئلة الشائعة لمساعدة الموظفين الجدد في وقت حاجتهم. يمكن برمجتها للإجابة على الأسئلة المتداولة وتقديم روابط إلى الموارد ذات الصلة. كما أن روبوتات المحادثة قادرة على ترتيب الاجتماعات والمواعيد بحيث يظل جميع المشاركين في عملية الإعداد على المسار الصحيح.

اجعل العملية متسقة

لضمان الاتساق ، قم بتطوير إجراءات تشغيل قياسية لتحديد المسؤول عن كل مهمة والجدول الزمني للإنجاز. أيضًا ، قدم اتصالًا واضحًا للموظفين الجدد بشأن ما يمكن توقعه أثناء الإجراء. ومع ذلك ، فإن الجزء الأكثر أهمية من الاتساق هو استخدام نظام أساسي مركزي لضمان حصول جميع الموظفين الجدد على نفس تجربة الإعداد في جميع المجالات.

قياس وتحليل النتائج

يمكن أن يساعد إنشاء مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) المؤسسات على تتبع وقياس نجاح عملية الإعداد الخاصة بهم. قد تتضمن مؤشرات الأداء الرئيسية مقاييس مثل الإنتاجية ومعدلات الاستبقاء ودرجات الرضا. بعد ذلك ، استخدم أدوات تحليل البيانات لتتبع إكمال المهام والنماذج ، ووقت إكمال العملية بأكملها ، ومعدلات نجاح التعيينات الجديدة. بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة ما تحتاج إلى تحسينه وإجراء التغييرات اللازمة على الفور.

اجمع ردود الفعل من الموظفين الجدد

استخدم الاستبيانات والاستبيانات لجمع التعليقات من موظفيك الجدد. يمكن القيام بذلك رقميًا – من خلال منصة عبر الإنترنت أو بريد إلكتروني – أو شخصيًا. قد تتضمن الاستطلاعات أسئلة حول وضوح الاتصال وجودة التدريب والخبرة الشاملة. يمكنك أيضًا جمع الأفكار من خلال اجتماعات فردية مع المديرين أو ممثلي الموارد البشرية. اطرح على الموظفين الجدد أسئلة حول العملية ، بما في ذلك ما الذي سار بشكل جيد أو ما كان يمكن تحسينه. أخيرًا ، قم بإجراء عمليات تحقق ومتابعة متكررة لمعرفة مدى تقدم التعيينات الجديدة وقياس ما إذا كانوا بحاجة إلى تدريب إضافي لتحسين أدائهم.

خاتمة

تساعد أتمتة الإعداد الناجحة على زيادة الإنتاجية ورضا الموظفين. باتباع أفضل الممارسات هذه ، يمكنك تحسين تجربة الإعداد العامة وتعيين موظفين جدد لتحقيق النجاح. مع التقدم المستمر في التكنولوجيا ، تحتاج كل شركة إلى إعطاء الأولوية لأتمتة عملية إعداد موظفيها لضمان انتقال سلس لكل عضو في الفريق ، بما في ذلك أقسام الموارد البشرية و L&D. أخيرًا وليس آخرًا ، تحقق من قائمتنا لأفضل منصات LMS على متن الطائرة لتقييم البائعين والعثور على الأداة المناسبة لبرامج تدريب التوظيف الجديدة.