توحيد نقاط الاتصال للاحتفاظ بها

الخدمات الشاملة ليست جديدة على التعليم العالي. لعقود من الزمان ، قامت الكليات بتوحيد العديد من وظائف خدمات القبول والتسجيل الخاصة بها تحت مكتب مظلة واحد – بما في ذلك ، على سبيل المثال لا الحصر ، أمين الصندوق والمسجل ومكتب أمين الصندوق والمساعدات المالية.

الاتجاه الأكثر حداثة هو دمج الخدمات الطلابية المتعلقة بالأكاديميين أو الصحة والعافية في مكتب أو مبنى أكبر. يتم دمج الدروس الخصوصية وموارد المكتبة والإرشاد الأكاديمي والخدمات المهنية معًا ، كما أن الاستشارات وخدمات الإعاقة والمراكز الطبية وفرق رعاية الطلاب تتقاسم المساحة أكثر من أي وقت مضى.

من الناحية التاريخية ، تضمنت شؤون الطلاب المزيد من أقسام التعليم العالي التي ليست “مهمة للتسجيل” ولكنها بدلاً من ذلك هي الغراء لتجربة الطلاب ، كما يوضح جوش سين ، نائب رئيس استراتيجية التعليم العالي في Qualtrics ، وهي شركة برمجيات إدارة الخبرة.

“أعتقد أن هذا هو التطور التالي: كيف ننخرط في هذه المجالات من الحرم الجامعي التي تعتبر بمثابة الغراء ودمج هذه الخدمات بطريقة يسهل استخدامها ، ويسهل العثور عليها وتسهل إدارتها” ، يسأل Sine ، الذي أمضى 15 عامًا مسؤول إد أعلى.

مسح 2022 أجرته داخل التعليم العالي وجدت و College Pulse بدعم من Kaplan أن رضا الطلاب عن التسجيل في الدورة وتفاعلات مكتب المساعدة المالية كان أعلى بشكل عام إذا كان لدى كليتهم متجر شامل لخدمات الطلاب.

“كبيئة [of higher education] يصبح أكثر تنافسية … كان على التعليم نوعًا من المحور ليقول ، “لم يعد الأمر يتعلق فقط بالمساءلة والمسؤولية والتدريب. إنه يتعلق بمستويات المشاركة الموجهة نحو الخدمة “، يشرح Sine.

لماذا الشباك الواحد؟

في كثير من الأحيان ، تعمل أقسام التعليم العالي بشكل مستقل عن بعضها البعض ، مما يتطلب من الطلاب التنقل عبر المكاتب المختلفة للعثور على إجابات ، كما يقول Sine. هذا النموذج يولد الإحباط والارتباك للطلاب ، وكانت المحطة الواحدة حلاً لنقاط الاحتكاك.

يقول Sine: “كان المتجر الشامل حقًا طريقة التعليم العالي لقول …” دعنا نجد مكانًا يمكننا فيه ، على الأقل حول نقاط الألم ، دمج هذه الخدمات للحصول على إجابات للأسئلة بشكل متكرر وبصورة أكثر انتظامًا “.

يقول ساين إن أحد المجالات الرئيسية لتوحيد مكاتب الطلاب هو خلق تناغم أكبر في رحلة الطلاب.

“في الحرم الجامعي لدينا [key performance indicators] التي نقيسها حول أشياء مثل العائد والاحتفاظ والتخرج “. “هذه ليست دائمًا الصلصة الخاصة التي يقيسها الطلاب في اللحظات التي تهمهم ، فكيف نلتقط من خلال نقاط الاتصال المنسقة هذه؟”

يعني الجمع بين المكاتب ، وبالتالي مشاركة البيانات ، توفير رحلة أوضح للطالب عبر نظام المؤسسة.

يوضح سين: “بصفتك طالبًا ، ترى هذه العلاقة مع المؤسسة كعلاقة واحدة”. “لا يهم ما إذا كان القبول يمتلك التوجيه أو أن المساعدات المالية تمتلك XYZ – بالنسبة لي ، كطالب ، هذا لا يهم.”

إمكانية الوصول والرؤية في المتجر

يزيل إنشاء متجر شامل حواجز وصول الطلاب الذين يبحثون عن المساعدة من مؤسستهم.

“نحن نعلم أن الطلاب ، لكي يكونوا ناجحين … [they] تقول شيرلي ليفيفر ، عميدة جامعة ولاية ويتشيتا.

ويضيف Sine أن الطلاب لديهم وقت محدود فقط في الحرم الجامعي ، لذا يجب أن يكون توفير سهولة الاستخدام أولوية قصوى للمسؤولين.

يتضمن العنصر الثانوي ، بمجرد إنشاء المورد ، جعل النافذة الواحدة مرئية للطالب واستخدامها.

تعمل جامعة Wichita State على توسيع مفهوم الشباك الواحد من خلال دمج 17 من مكاتبها التي تركز على الطلاب في مركز Shocker Success Center ، المقرر افتتاحه في خريف 2024.

تعيد WSU تصميم مبنى مدرسة بارتون القديم للأعمال ، قاعة كلينتون ، وتحريك الميزات مثل مخزن الطعام ، وخزانة الوظائف ، والدعم الفني ، والخدمات العسكرية وقدامى المحاربين وفريق الرعاية لجعل ما تيري هول ، نائب رئيس الجامعة لشؤون الطلاب ، يدعو “مكان الخدمة الصدفة”.

في تصميم مركز نجاح Shocker ، يهدف مسؤولو WSU إلى بيئة دافئة وجذابة ، لذلك سيختار الطلاب قضاء الوقت هناك ، بدلاً من مجرد التوقف عندما يحتاجون إلى المساعدة.

يقول ليفيفر: “يبدأ الأمر – عليهم أن يعرفوا أنه موجود”. “لذا فإن كل ما نحاول القيام به هو الترحيب بهم في المساحة وتسهيل الحصول على المورد.”

كان لدى جامعة WSU مكتب “شامل” منذ حوالي خمس سنوات حتى الآن ، وسيعمل هذا المكتب كمحور في مركز نجاح Shocker ، حيث يوجه الطلاب إلى بوفيه المكاتب المتاحة.

البيانات في المتجر الرقمي

إلى جانب إنشاء مساحة فعلية للخدمات للعيش معًا ، يمكن أن يؤدي إنشاء محطة رقمية واحدة إلى إشراك أصحاب المصلحة في الجامعة بشكل أكبر.

يقول ساين: “إن كلمة” البيانات “كلمة رنانة في الحرم الجامعي:” البيانات مدفوعة “،” البيانات “. “والتحدي هو حقا [that] الجامعات لديها بيانات أكثر مما يعرفون ماذا يفعلون بها. يكمن التحدي في أن البيانات يتم عزلها عبر الحرم الجامعي “.

نظرًا لأن الطلاب لا يميزون بين المكاتب الفردية في مؤسسة ما ، فمن الأهمية بمكان أن تقوم الكلية أو الجامعة ببناء بياناتها الخاصة عن تجربة الطالب لإنشاء تجربة أكثر سلاسة. يمكن أن يكون هذا مشاركة النماذج من مكتب إلى آخر أو تتبع الخدمات التي يستخدمها الطالب لتجنب الأسئلة المتكررة.

من الناحية النظرية ، يقول Sine ، “ما تسمح لنا المتاجر الشاملة بفعله هو ربط نقاط البيانات تلك ونقاط الاتصال تلك عبر تلك الرحلة كوسيلة لتوفير مستوى أعلى من الخدمة ، وتجربة أكثر تخصيصًا للطلاب.”

البحث عن قصص برنامج نجاح الطلاب من قادة الحرم الجامعي وأعضاء هيئة التدريس والموظفين. شارك هنا.