ما لا يجب عليك فعله قبل أن تضرب الأزمة حرمك الجامعي (رأي)
كما سيلاحظ أي متخصص اتصالات عالي المستوى ، فإن لحظات أزمة السمعة – مثل اندلاع وسائل التواصل الاجتماعي ، وادعاءات سوء السلوك أو استهداف الحرم الجامعي من قبل مجموعات المصالح الخارجية – تحدث بوتيرة متزايدة. وعادة ما تأتي تلك اللحظات عندما تفيض بالفعل لوحات قادة الحرم الجامعي. يمكن للعديد من المديرين التنفيذيين للاتصالات وكبار مديري الحرم الجامعي الذين يعملون معهم أن يرتبطوا بملاحظة هنري كيسنجر: “لا يمكن أن تكون هناك أزمة الأسبوع المقبل. جدولي مليء بالفعل.”
في حين أن كل حادث يتميز بميزات وفروق دقيقة ، فمن العدل أن نقول إنه لن تتم إدارة أي منها بشكل جيد إذا كان الفريق يقوم ببناء الطائرة أثناء طيرانها. بهذه الروح ، إليك خمسة أشياء لقائد الاتصالات وزملائه لا تريد قضاء الوقت في خضم لحظة الأزمة.
- البحث عن معلومات الاتصال للموظفين الرئيسيين. في كثير من الأحيان ، تؤدي مشكلة طارئة إلى حدوث أزمة خارج أسبوع العمل الرسمي ، عندما يصعب الوصول إلى اللاعبين الرئيسيين ، ناهيك عن التجمع كفريق واحد. إذا كان هذا هو يوم الجمعة قبل العطلة الشتوية ، أو في منتصف أسبوع “العمليات المحدودة” في فصل الصيف ، فهل يمكنك الوصول إلى عميد الطلاب؟ رئيس الموارد البشرية؟ مستشار قانوني؟ عضو الفريق المعتمد لإرسال رسالة بالبريد الإلكتروني إلى الحرم الجامعي؟
- صياغة الاتصالات عالية المخاطر من الصفر. مثلما هو من أفضل الممارسات بين وكالات السلامة العامة الاعتماد على نصوص مختصرة مسبقة الإعداد للرسائل الجماعية في حالات الطوارئ – على سبيل المثال ، “اقتراب العاصفة ؛ مأوى في مكان “—يمكن أن يكون قالب خطاب الأزمة نقطة بداية مفيدة للغاية. ستكون الفروق الدقيقة والتفاصيل والتخصيص مطلوبة دائمًا ، ولكن وجود نموذج أساسي للفئات المهمة التي يجب معالجتها يمكن أن يسرع العملية بشكل كبير. الأمر نفسه ينطبق على البيانات التي تحتفظ بوسائل الإعلام: فوجود قالب بيان تعليق قابل للتخصيص بسهولة في متناول اليد يساعد في تجنب التقارير المؤسفة التي تفيد بأنه “لا يمكن الوصول إلى المؤسسة للتعليق”.
- البحث عن نصوص للسياسات والموارد ذات الصلة. إذا كان الأمر ينطوي على انتهاك للسياسة ، فمن الضروري أن تتمكن من الاستشهاد بفصل السياسة والآية. تجمع العديد من مواقع الويب المؤسسية جميع السياسات في موقع فرعي واحد. ضع إشارة مرجعية عليه للوصول الفوري وتأكد من أنه يغطي السياسات التي من المرجح أن تكون ذات صلة بالمسائل ذات المخاطر العالية ، بما في ذلك FERPA ، والحرية الأكاديمية ، وحرية التعبير والاحتجاج ، وتحذيرات قانون Clery و Title IX في الوقت المناسب. روابط محدثة لموارد الحرم الجامعي ذات الصلة للاستشهاد بها ، مثل مركز الاستشارة وبرنامج مساعدة الموظفين ومكتب DEI ، من المهم أيضًا أن تكون في متناول اليد.
- التحسس لبدء التغطية التأمينية لحوادث السمعة. يتم التأمين على معظم الكليات والجامعات ضد الأحداث ، سواء كانت قانونية أو ذات سمعة ، والتي من شأنها أن تؤثر ماديًا على تسجيلها أو دعمها الخيري أو أشكال أخرى من الإيرادات وجدوى الأعمال. في كثير من الأحيان ، تدعم هذه التغطية تعيين مستشار خارجي لتوسيع قدرة الموظفين والمساعدة في التخفيف من الأضرار المستمرة التي تلحق بالسمعة. كلما أسرعت المؤسسة في تقديم مطالبة ، كلما تمكنت من الوصول إلى المساعدة المتخصصة بشكل أسرع.
- اختبار شركاء دعم الأزمات. من الطبيعة البشرية أن تأمل في الأفضل وتثق في أنه بحسن نية ، لن يجد حرمك الجامعي نفسه في مرمى الرأي العام. لكنها مؤسسة نادرة لا تواجه تحديًا ناشئًا أو كاملًا لسمعتها في مرحلة ما من تاريخها ، سواء من قوى خارجية أو جروح ذاتية.
جمع واختبار قائمة قصيرة بشركات اتصالات الأزمات المحتملة – الكبيرة والصغيرة ، والأعلى – التي تركز على التعليم والأكثر مهارة –قبل اندلاع قضية ما هو خطوة مهمة في الاستعداد للأزمة. عندما تندلع أزمة ما ، فإن القدرة على الاتصال بعلاقة ألفة وتوافق مسبقة يمكن أن تجعل انضمام شريك خارجي سريعًا وسلسًا ، مما يقلل من فرصة الاضطرار إلى فك استراتيجية اتصال واحدة لصالح نصيحة متباينة.
في الختام ، في المواقف العصيبة ذات الطلبات المعقدة والمتنافسة ، يعد توفير القدرة المعرفية للمسؤولين للمهام والقرارات ذات القيمة الأعلى أمرًا ضروريًا. كلما زاد عدد الأدوات التي يمكنك الوصول إليها بشكل غريزي وتلقائي ، زادت فرصة إدارة تحدٍ يتعلق بالسمعة بشكل مدروس ومتجاوب ، مع توفير المرونة للمستقبل.
