7 أسباب للاستثمار في برامج تتبع الوقت والفواتير

هل يجب أن تستثمر في برامج تتبع الوقت والفواتير؟

تستثمر العديد من الشركات في برامج تتبع الوقت والفوترة لتبسيط العمليات التجارية ، ولكنها أيضًا طريقة رائعة لتحسين علاقات العملاء وتقليل تكاليف الرواتب. إذاً ، كيف يمكنك تقديم دراسة عمل قوية والحصول على موافقة الموظف؟ في هذه المقالة ، أسلط الضوء على 7 أسباب بارزة للنظر في برامج تتبع الوقت والفواتير لفريقك ، بغض النظر عن مجال عملك ، أو حجم الموظفين ، أو حدود الإنفاق. يمكن أن تساعدك هذه الأنظمة الأساسية على تحسين عائد الاستثمار وتعزيز مساءلة الموظفين ، وهذا فقط للمبتدئين.

7 أسباب للاستثمار في برامج الفواتير لأجل

1. تقليل نفقات الرواتب

إجراء كشوف المرتبات بالطريقة “التقليدية” يتضمن الكثير من إدخال البيانات يدويًا وتحليلها. يحتاج الموظفون إلى تسجيل الدخول والخروج كل يوم ، بشرط ألا ينسوا. بعد ذلك ، يجب على فريق معالجة كشوف المرتبات أن يحسب جميع ساعات العمل القابلة للفوترة ويحسب شيكات الرواتب بناءً على راتب الموظف. يساعد الاستثمار في برامج تتبع الوقت والفوترة على خفض تكاليف الرواتب لأن الأداة تقوم بمعظم المهام الأساسية نيابة عنك. على سبيل المثال ، تتبع عدد الساعات التي عمل فيها الموظف هذا الأسبوع ثم عرض أجره الإجمالي بعد الاستقطاعات. وبالتالي ، فإن قسم الموارد البشرية أو قسم الحسابات الدائنة لديك لديه عبء عمل أخف ، على الأقل فيما يتعلق بشيكات الرواتب الأسبوعية والفواتير.

2. تبسيط فوترة العميل

سبب رئيسي آخر لتطبيق أنظمة تتبع الوقت في مؤسستك هو تبسيط فواتير العميل والفواتير. يمكن للنظام الأساسي إنشاء فواتير تلقائيًا بناءً على عدد ساعات عمل الموظفين ، ولكن لديك أيضًا خيار إضافة النفقات يدويًا. على سبيل المثال ، تتطلب إحدى مراحل المشروع المزيد من الموارد أو المحتوى المنسق. أو ربما عمل أحد موظفيك في مهمة لم يتم تعقبها ، مثل اجتماعات المراجعة مع العميل ، ثم يمكنك إرسال الفاتورة بالبريد الإلكتروني مع جميع المستندات الداعمة.

3. تجنب الخطأ البشري

الكل يخطئ. بعد كل شيء ، نحن بشر فقط. ومع ذلك ، فإن أخطاء إدخال البيانات أو الحساب تحفر في النتيجة النهائية. على سبيل المثال ، يضيف أحد موظفي الحسابات الدائنة عن طريق الخطأ صفرًا إضافيًا أو يُدخل أجرًا خاطئًا بالساعة لقسم بأكمله. تتضمن هذه الأخطاء الكثير من تنقية البيانات بعد وقوعها لتصحيح الأمور ، مثل إعادة معالجة شيكات الرواتب أو خصم المبلغ الفائض من الدفعة التالية. ناهيك عن تصحيح سجلات الرواتب وإعادة الثقة مع موظفيك. يراقب برنامج تتبع الوقت مهام الموظفين وساعات العمل حتى لا يكون هناك أي خطأ بشري.

4. زيادة رضا العملاء

من غير المرجح أن يلتزم العملاء بعملك إذا كنت ترتكب أخطاء معالجة الدفع أو الفواتير باستمرار. يساعدك برنامج الفوترة للوقت في الحفاظ على الشفافية الكاملة فيما يتعلق بالساعات القابلة للفوترة وتتبع المشروع والنفقات الإضافية. يحصلون على فواتيرهم بسرعة بدلاً من الانتظار لمعرفة المبلغ الذي سيتعين عليهم دفعه. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنهم رؤية جميع المهام والموارد الفردية المضمنة في بطاقة الأسعار. إذا كانت هناك مشكلة ، فلديك وثائق قوية لإظهارها. نصيحة المكافأة هي البحث عن أدوات مع تكامل الدفع. على سبيل المثال ، يمكنك دمج PayPal لتبسيط المدفوعات وإرضاء العملاء.

5. تحسين استبقاء الموظفين

تفترض بعض المؤسسات أن تنفيذ تطبيقات تتبع الوقت سيؤدي إلى إبعاد بعض موظفيها لأنهم يشعرون بأنهم خاضعون للإدارة الدقيقة. الحقيقة هي أن أفضل الموظفين أداءً لديك يقدرون البرامج التي تعزز الإنتاجية أثناء العمل. تسمح لهم تطبيقات تتبع الوقت بتحليل مشاريعهم ، والاحتفاظ بتقويم شخصي أو جماعي ، وتحديد مجالات التحسين. على سبيل المثال ، استغرقوا وقتًا أطول من المتوقع لإكمال مهمة. ما سبب ذلك وهل هناك أي مهارات يمكنهم تطويرها لتسريع العملية؟ نتيجة لذلك ، تحتفظ بأصحاب الأداء المتميز وتقلل من معدلات الدوران لأن الموظفين يكونون أكثر رضا عن الوظيفة ولديهم إشراف أفضل على واجبات عملهم.

6. تقديم تقديرات دقيقة

في الواقع ، أعطت كل شركة تقديرًا للتكلفة فقط لإدراك أنها فرضت رسومًا زائدة عند قول وفعل كل شيء. من ناحية أخرى ، ربما تكون قد بالغت في تقدير التكاليف وخسرت عملًا ذا قيمة لأن أحد المنافسين يقلل من قدرتك. يمكن أن تساعد تطبيقات تتبع الوقت في كلا الأمرين. يتيح لك تقديم عروض أسعار أكثر دقة حتى يعرف العملاء ما يمكن توقعه وكيفية تحديد الميزانية ، ناهيك عن العثور على شركة تقدم أفضل قيمة مقابل المال. يمكنك حتى إلقاء نظرة على مشاريع مماثلة واستخدام هذه الأرقام لإنشاء تقديرات مخصصة.

7. تتبع أداء الموظفين

يمنحك برنامج تتبع الوقت والفوترة نظرة عامة عالية المستوى على أداء الفريق. ولكن يمكنك أيضًا تقسيمها حسب المهام الفردية أو الأدوار الوظيفية. على سبيل المثال ، عمل أحد موظفي L & D في المشروع لمدة خمس ساعات هذا الأسبوع ، وهو أقل بكثير من الوقت المقدر. ما هي المهام الأخرى التي تمنعهم من اختتام الأشياء؟ هل يحتاجون إلى موارد إضافية ، أم أنها مجرد مسألة تتعلق بإدارة الوقت؟ كيف يمكنك مساعدتهم على الالتزام بالجدول الزمني وتجنب تفويت المواعيد النهائية؟ ميزة أخرى هي تحديد أعضاء الفريق الذين قد ينتمون إلى أقسام أخرى. على سبيل المثال ، يقضون نصف أسبوع عملهم في إكمال المهام لفريق آخر. هل يجب أن تجعل هذه الخطوة دائمة لتعظيم مواهبهم؟

خاتمة

بينما تستثمر بعض المؤسسات في برامج تتبع الوقت والفوترة لتعزيز إنتاجية مكان العمل ، إلا أن هناك العديد من الفوائد التي تجلبها إلى صافي أرباحك ، مثل خفض تكاليف كشوف المرتبات وتسهيل قيام العملاء بالدفع في الوقت المحدد. المفتاح هو البحث عن الأدوات التي تحتوي على جميع الميزات التي تحتاجها لتحسين عائد الاستثمار. يحتوي دليلنا الحصري على الإنترنت على برنامج تتبع الوقت والفوترة الرائد لكل صناعة ونوع عميل. توجد أيضًا تقييمات ومراجعات لمساعدتك في اتخاذ أفضل قرار شراء لعملك.