5 أخطاء شائعة في رسائل البريد الإلكتروني ضمن أوساط العمل

5 أخطاء شائعة في رسائل البريد الإلكتروني

فيما يأتي 5 أخطاء شائعة في رسائل البريد الإلكتروني ضمن أوساط العمل:

1. وجود أخطاء إملائية أو نحوية في رسالة البريد الإلكتروني

تدلُّ الأخطاء الإملائية والنحوية على استهتارك وعدم التزامك بمعايير الكتابة الاحترافية، وقد يكوِّن المتلقِّي انطباعاً سلبياً عنك بسببها، ويمكن تجنُّب هذه الهفوات المحرجة عن طريق مراجعة الرسالة مرتين وتدقيقها إملائياً والتحقُّق من كتابة اسم المتلقي وألقابه الوظيفية، وتنصح “لي” بقراءة رسالة البريد الإلكتروني بصوت عالٍ لكي تتمكَّن من اكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية، وتقول في هذا الصدد: “يمكنك أن تكتشف الأخطاء عندما تقرأ الرسالة بصوت عالٍ”.

تحتوي معظم برامج البريد الإلكتروني على أداة لتدقيق الأخطاء الإملائية، كما يمكنك أن تستخدم إضافات المتصفِّح مثل أداة “سبيتشيفاي” (Speechify) الملحقة ببرنامج “جي ميل” (Gmail) أو “ريد مي” (ReadMe) الموجودة في متصفِّح كروم (Chrome)، فتُستخدَم هذه الأدوات لتحويل النص إلى كلام، وفي حال اقترفت خطأً إملائياً في كتابة اسم المتلقِّي عندئذٍ تنصح “لي”: “بالاعتذار عن الخطأ الذي اقترفته والحرص على عدم تكراره في المراسلات المستقبلية”.

2. تحديد جميع زملاء العمل في رسائل البريد الإلكتروني

ينفر الموظفون من زميلهم الذي يرسل رسائل البريد الإلكتروني للجميع دون داعٍ، ويعدونه مصدراً للإزعاج وتشتيت الانتباه في العمل، وتقول خبيرة التخطيط الاستراتيجي المهني “آنا جيونر” (Ana Goehner): “لاحظت أنَّ معظم الأفراد يضغطون على زر “تحديد الجميع” دون التأكد من ضرورة الإجابة عن الرسالة، ويمكن أن تتورَّط بعد ذلك بسلسلة من الرسائل الجماعية، ويمتلئ صندوقك الوارد برسائل “شكراً لك” أو “فهمت المطلوب”، وتؤدي هذه الرسائل غير الضرورية إلى إزعاج المتلقي وتشتيته”.

تقول “لي”: “يُتوقَّع من المرسل أن يكون على دراية بقواعد البريد الإلكتروني وأخلاقياته، ويمكن أن يكوِّن المتلقِّي انطباعاً سلبياً عنه، ويعده مستهتراً بمعايير التعامل المهني ضمن أوساط العمل عندما يرسل له عدداً كبيراً من الرسائل التي لا تعنيه”.

لذا يجب أن ترد على الجهات المعنية بالموضوع والمسؤولة عن إجراءات العمل المقبلة، وتقترح “لي”: “أن تتابع مع الشخص أو المجموعة المعنيَّة، ويُفضَّل أن تنتقل بعد ذلك إلى أدوات إدارة المشاريع مثل “تريللو” (Trello) أو “أسانا” (Asana) وتوزَّع المهام على الأطراف المعنيَّة”.

تقول “جيونر”: “في حال اضطررت لإرسال رسالة البريد الإلكتروني إلى مجموعة من الأشخاص، عندئذٍ عليك أن تستخدم الحقل (BCC) الذي يخفي أسماء بقية المتلقين في حالة الرسائل الجماعية”، وفي حال استخدمت خيار (CC) مع بعض الأشخاص ثمَّ أضفت مجموعة أسماء أُخرى في حقل (BCC)، فإنَّ هذا التصرف يثير شكوك الثقة والخصوصية؛ لأنَّ المتلقِّي لا يعرف أسماء بقية الأشخاص المدرجين ضمن خانة (BCC).

تنصح “جيونر” بتطبيق خيار (BCC) على جميع المتلقِّين من أجل إخفاء عناوين البريد الإلكتروني الخاصة بهم، وتقول في هذا الصدد: “يساعد استخدام حقل (BCC) على ضمان احترام خصوصية الجميع”.

3. التحدُّث بأسلوب عفوي أكثر من اللازم

ينفر زملاء العمل من استخدام الرموز التعبيرية والوجوه الضاحكة في رسائل البريد الإلكتروني، وتقول الكوتش “كريستين ناتر” (Kristine Knutter) في هذا الصدد: “يرسل بعضهم رسائل بريد إلكتروني غير احترافية مكتوبة بأسلوب لغوي عفوي أكثر من اللازم باستخدام جمل ناقصة ووجوه ضاحكة، مثل أسلوب الكتابة في الدردشات النصية الشخصية، في حين يكتب الموظف المحترف بأسلوب لغوي رسمي، ويكمل جمله وأفكاره، ويتجنَّب الوجوه الضاحكة”.

يمكن أن تتسبَّب الرموز التعبيرية في شعور المتلقي بالانزعاج والنفور، فأُجريَت دراسة في “جامعة أمستردام” (University of Amsterdam) في عام 2017، وطلب الباحثون من 203 طلاب جامعيين مقارنة رسالتين نصيتين تحتوي إحداهما فقط على “إيموجي” ويُفترَض أنَّهما موجَّهتان من أحد الزملاء الجدد، فالنصفان متطابقان، ويكمن الاختلاف الوحيد بينهما في “الإيموجي” المستخدم في النسخة الثانية على النحو الآتي: “أنا مسرور بالعمل معكم وأتمنَّى أن أبدأ في أقرب وقت ممكن، لا يسعني الانتظار لكي أبدأ العمل معكم”.

حصلت الرسالة التي تحتوي على “الإيموجي” على تقييم أدنى من الأخرى؛ لذا يجب أن تتجنَّب استخدام الرموز التعبيرية في رسائل العمل، فهي تناسب الدردشات العفوية مع الأصدقاء خارج بيئة العمل الرسمية، ويجب أن تنتبه من جهة أخرى للقب متلقِّي رسالة البريد الإلكتروني وتخاطبه به، وتتأكد من صحته من توقيع البريد الإلكتروني الخاص به.

شاهد بالفيديو: 7 نصائح لكتابة عنوان بريد إلكتروني ممتاز

4. كتابة رسائل طويلة

يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني مختصرة وواضحة، دون أن تتسبَّب في إرباك المتلقي بتفاصيل إضافية لا معنى لها، ويجب أن تجزِّئ رسائل البريد الإلكتروني إلى فقرات منفصلة، وتتجنَّب إطالتها، وتحاول اختصارها قدر الإمكان لكي يفهم المتلقِّي المطلوب منها، وتنصح “ناتر”: “حاوِلْ أن تجزِّئ رسالة البريد الإلكتروني إلى جمل وفقرات قصيرة وتعدادات مختصرة، لكي تكون المعلومات واضحة وسهلة الاستيعاب، واحرص على توضيح المطلوب من المتلقِّي وذكر مواعيد التسليم وبقية التفاصيل الضرورية من البداية”.

أحياناً لا تفي رسائل البريد الإلكتروني بالغرض، ويضطر الفرد للتواصل مع الطرف الآخر بطريقة أخرى مثل المكالمات الهاتفية على سبيل المثال، أي تقع على عاتقك مهمَّة تقدير الموقف وتحديد وسيلة التواصل المناسبة، وتقول “جيونر”: “أحياناً تكون المكالمات الهاتفية أو مقاطع تسجيلات الشاشة أفضل من تعداد التوجيهات والإرشادات كتابياً في رسائل البريد الإلكتروني، ويحب الناس تلقِّي المعلومات بطريقة مختلفة، ويفضِّل بعضهم الحصول على المعلومات من التسجيلات الصوتية ومقاطع الفيديو أكثر من قراءتها من رسائل البريد الإلكتروني”.

5. إرسال رسائل البريد الإلكتروني عند الغضب

البريد الإلكتروني ليس مجرد وسيلة للتواصل، بل إنَّه يوثِّق نشاط وسلوكات مستخدميه، لهذا السبب لا يجب أن تستخدمه وأنت في حالة غضب، فقد تكتب أشياء تندم عليها فيما بعد ولا يتسنَّى لك أن تتراجع عنها، فتقول الكوتش “آن جيندوسو” (Anne Genduso): “انتقاد زملاء العمل في رسائل البريد الإلكتروني هو خطأ فادح ينمُّ عن استهتارك بمعايير التعامل المهني في أحسن الأحوال، وتعمد إهانة زملائك في أسوئها”.

لذا عليك أن تنتبه لحالتك العاطفية ولا ترسل شيئاً عندما تكون منفعلاً أو غاضباً، ويجب أن تتحمَّل مسؤولية عمليات التواصل المهني وتخصص ما يكفي من الوقت للتفكير قبل أن تتهور في إبداء أي رد فعل، وتنصح “جيونر” بضبط الانفعالات وتصفية الذهن عن طريق المشي أو تدوين الأفكار التي تنوي أن ترسلها، وتقول في هذا السياق: “هذه الطريقة فعالة في التخلص من المشاعر السلبية”، وتضيف “جيونر”: “إيَّاك أن تكتب أفكاراً لا يمكنك أن تقولها للطرف المقابل عندما تواجهه شخصياً، وحذارِ أن تحتمي بالرسائل الكتابية”.