نصائح لمن يشغلون مناصب رؤساء المؤتمرات (رأي)

الآن بعد أن أصبح COVID أقل انتشارًا ، يحضر المزيد من الأكاديميين الاجتماعات المهنية الشخصية والمختلطة. توفر هذه الاجتماعات منتدى للتواصل والمناقشات والمناقشات الحية ويمكن أن تعزز التعاون البحثي الجديد. إنها شريان حياة للعديد من العلماء عندما يتعلق الأمر بالوصول إلى مجتمعهم المهني ، وتثري بشكل كبير بيئة الفضول والاكتشاف التي هي السمة المميزة للأكاديميين.

لكن من الذي ينظم مثل هذه الاجتماعات؟ سواء كان هناك بضع مئات من الأشخاص يتجمعون في الحرم الجامعي أو الآلاف من الحاضرين يجتمعون في مركز مؤتمرات كبير في المدينة ، فإن الجهد المبذول لجمع المشاركين معًا ليس بالأمر الهين أو البسيط.

طوال مسيرتي المهنية ، أقسمت ألا أشارك أبدًا في مثل هذا التعهد ، حيث بدا وكأنه عمل نكران للجميل مليء بالصداع الذي لا يحصى وفوائد قليلة. هذا ، حتى تم الاتصال بي للقيام بذلك.

مجتمعي المهني الأساسي هو معهد أبحاث العمليات وعلوم الإدارة ، أو INFORMS. مع ما يزيد قليلاً عن 10000 عضو ، تعقد INFORMS اجتماعًا سنويًا في الخريف يحضره العديد من أعضائها من الأكاديميين والبعض من الصناعة.

عندما اقترب مني نائب رئيس اجتماعات INFORMS لأول مرة ، في عام 2019 ، ليكون الرئيس العام للاجتماع السنوي لعام 2022 في إنديانابوليس ، كان لقربي من تلك المدينة أثر إيجابي في ذهنه ، حيث تقع إلينوي غرب ولاية إنديانا. على الرغم من أنني كنت متحفظًا لتقديم مثل هذا الالتزام ، فقد علمت أنني سأمنح حرية تنظيم الاجتماع كما أراه مناسبًا ، بما في ذلك اختيار لجنة اجتماع من الزملاء المتطوعين التي من شأنها أن يدعمها فريق عمل محترف من ذوي الخبرة.

إن الإشراف على اجتماع مع آلاف الأشخاص مهمة شاقة. ومع ذلك ، هناك شيء واحد تقوم به INFORMS بشكل استثنائي ، كما تفعل العديد من الجمعيات والجمعيات المهنية ، هو الاجتماعات. في حالتنا ، مع حوالي ثلث هؤلاء الأشخاص الذين حضروا لأول مرة ، أردنا أن نقدم لهم منتجًا يقدرونه وسببًا للتطلع إلى المشاركة في الاجتماع القادم في عام 2023.

لحسن الحظ ، يوفر موظفو INFORMS اتساقًا عامًا بعد عام يحافظ على التخطيط للمعالم على المسار الصحيح وعلى الهدف وبالترتيب. ومع ذلك ، بصفتنا الرئيس العام ، جنبًا إلى جنب مع القادة الآخرين لفريق التخطيط للمؤتمر ، لا يزال يتعين علينا التعجيل بسرعة عندما يتعلق الأمر بالعناصر البرنامجية الأوسع ، والتي تتطلب الوفاء بالمواعيد النهائية وإشراك الأعضاء.

لقد عملنا جميعًا بجد ، وكانت نتيجة جهودنا أن أكثر من 6000 شخص استمتعوا بأول اجتماع شخصي شخصي بالكامل للمجتمع منذ عام 2019. تجاوز الحضور التوقعات بنحو 50 في المائة ، مع سعادة الناس بالعودة شخصيًا ورؤية البعض من زملائهم لأول مرة منذ أكثر من عامين. كانت أحداث التواصل مزدحمة بشكل مناسب ، وكانت قاعات الجلسات الفنية ممتلئة بشكل موحد إلى ما يقرب من سعتها.

على طول الطريق ، تعلمت عددًا من الدروس التي أود مشاركتها حول أفضل السبل لأداء دور الرئيس الأعلى لمؤتمر أكاديمي كبير.

• تجنيد أفضل الأشخاص للجنة المؤتمر. يعد الحصول على الأفراد المناسبين في فريقك أمرًا بالغ الأهمية. لقد اخترت الرئيسين المشاركين للبرنامج ، وقد تعاونت مع أحدهما في الماضي. إنه شخص مسؤول ومفصل للغاية. وكان الرئيس المشارك الثاني حاصل على درجة الدكتوراه. طالب في إلينوي. كنت أعلم أنه سيكون ملازم أول رائعًا. اخترت أيضًا رئيسًا مشاركًا عامًا لمساعدتي في تتبع التفاصيل الدقيقة التي تنشأ دائمًا وتتطلب الاهتمام. كانت مناسبة بشكل مثالي لهذا الدور. جمعنا نحن الأربعة فريقًا من الرؤساء المشاركين الآخرين المسؤولين عن مجالات مثل جلسات الملصقات ، والمحادثات العامة والكلمات الرئيسية ، والبرامج التعليمية التي من شأنها أن تكون بالمثل مسؤولة وتفكيرًا مستقبليًا.

• قم بتمكين هؤلاء الناس. كيف يمكننا إبقاء هؤلاء الرؤساء المشاركين وغيرهم من الأشخاص منشغلين بينما كانت وظائفهم اليومية تشغلهم باستمرار؟ وقفنا خلف الأشخاص الذين جندناهم وليس أمامهم. لم نتحمل مهامهم ، حتى عندما كان من السهل القيام بذلك. على هذا النحو ، شعر الجميع بالقوة ؛ كان كل رئيس مشارك مسؤولاً عن مسؤولياته المحددة. لقد عقدنا أيضًا اجتماعات Zoom الشهرية وأبقينا الفريق بأكمله على اطلاع دائم بالتقدم المحرز والمشاركة. من خلال خلق مثل هذه البيئة الترحيبية ، شعر الجميع بالتقدير وجزء من شيء أكبر من أنفسهم.

• ركز على النجاح وليس على تجنب الفشل. أردنا إجراء تغييرات تخدم المصالح الفضلى لمجتمعنا الأكاديمي وأعضائه. لم يكن التغيير الأكبر هو عدم وجود جلسات فنية يوم الأربعاء ، والتي تضمنت عادةً عروض تقديمية للأوراق البحثية. لقد كانت لعنة الاجتماعات لعقود ، حيث غادر العديد من الناس الاجتماع صباح الأربعاء ، مما جعل حضور هذه الجلسات ضعيفًا. ومع ذلك ، لم يكن أحد على استعداد لوضعهم في الراحة.

نحن فعلنا. ركزت لجنتنا على كيفية تحقيق ذلك ووجدت مسارًا عمليًا للمضي قدمًا. لم تتضمن أي ساعة غداء محددة (خطوط أقصر في المطاعم المحلية) ونوع جديد من الحديث ، يسمى حديث سريع. قدمت المحادثات السريعة ، التي تم تقديمها في أوقات مختلفة يوم الأربعاء الأخير ، العديد من الطلاب والباحثين الأصغر سنًا الفرصة لمشاركة أفكارهم البحثية في بيئة أكثر رسمية. لقد أتاح للمقدمين جمهورًا أكبر بكثير وفرصًا أكثر للتفاعل مع زملائه من مقدمي العروض والحضور.

في أي وقت يتم إجراء تغييرات ، هناك مخاطر – في هذه الحالة ، يمكن للحاضرين والمقدمين التمرد ضد تنسيق العرض الجديد هذا. ومع ذلك ، فإن المخاطر غالبا ما تستحق المخاطرة. إذا فشلت ، لكنا تعلمنا منها. إذا نجحت ، فستستفيد الاجتماعات المستقبلية من تجربتنا. لحسن الحظ ، نجحت ، وقدمت خريطة طريق للاجتماعات المستقبلية لتقليدها إذا رغبوا في ذلك.

• إشراك المجتمع. أبقينا الحاضرين المحتملين على دراية بالاجتماع من خلال التواصل مع قادة المجتمع مثل رؤساء الأقسام والعمداء ، وتقديم فرص لمزيد من الرؤية من خلال المعارض والرعاية. وأعرب الكثيرون عن امتنانهم لإتاحة الفرصة لهم للمساهمة ومساعدة الاجتماع على النجاح. لقد ساعدنا أيضًا في معرفة المزيد حول ما كان يبحث عنه الأشخاص من الاجتماع. كان هدفنا هو تقديم منتج يريده الناس ويحتاجونه ، بالإضافة إلى تجاوز توقعاتهم في الواقع. بناءً على التعليقات ، حققنا هذا الهدف. وبشكل ملموس ، فإن حجم الرعاية التي قدمها قادة المجتمع قد وصل إلى مستويات قياسية.

• اعلم أنه لا يمكنك إسعاد الجميع. بغض النظر عما تفعله ، لن يكون الجميع سعداء. اقبل أن الطبيعة البشرية لها مجموعة متنوعة من الاهتمامات وأن محاولة إرضاء الجميع تضمن الفشل. ركز على تقديم اجتماع له قيمة عبر أبعاد متعددة والسماح للأعضاء بالعثور على أفضل ما يناسبهم. وشمل ذلك عددًا كبيرًا من الجلسات العامة والخطابات الأساسية التي جلبت الأشخاص غير التقليديين إلى مجتمعنا ، وأحداث التواصل التي وفرت أماكن مثيرة للاهتمام وطعامًا رائعًا ، وفرصًا لمعرفة المزيد عن الدعوة والتواصل. أعطت هذه المجموعة المتنوعة من الأنشطة للجميع شيئًا يمكنهم الالتحاق به لمساعدتهم على الشعور بأن الاجتماع كان مميزًا بالنسبة لهم.

• توقع ما هو غير متوقع. سيحدث السقطات. سوف تصاب بالصدمة في بعض الأحيان. يفترض الناس ، بصفتك رئيسًا ، أن أي شيء يمثل جزءًا من البرنامج هو ما تفعله حتى عندما لا تعرف شيئًا عنه. إن مواكبة التدفق والاستماع إلى المتأثرين هو استجابة آمنة. يهتم الناس أكثر بأن يسمعوا. في كثير من الأحيان ، سيكون ردك أقل أهمية من مجرد الاستماع وإعطاء الناس الاهتمام الذي يشعرون أنهم بحاجة إليه.

• الاعتماد على الموظفين المحترفين والثقة بهم – ولكن ليس كثيرًا. كان لدى موظفي INFORMS نموذج لإنجاز الأمور. كانوا يعرفون ما يجب عليهم فعله ، حيث أنهم يديرون الاجتماعات منذ سنوات عديدة. لكن إذا أردنا نحن أعضاء لجنة المؤتمر إجراء تغييرات ، كان علينا أن نبدأ ذلك. عندما قدمنا ​​مدخلات أو توصلنا إلى أفكار ، استجابوا باقتدار. كانت مهمتهم هي وضع الاجتماع معًا على أساس عملي وتنظيمي. كانت مهمتنا هي تقديم تجربة قيمة لا تُنسى وجذابة للحضور.

نصيحتي الأخيرة هي أنه إذا تم الاتصال بك لتكون جزءًا من لجنة تخطيط اجتماعات مهنية ، فيرجى النظر فيها بجدية. هل العمل يستغرق وقتا طويلا؟ نعم. هل يستحق ذلك؟ قطعاً. بعد كل ما قيل وفعلت ، ستكون ممتنًا لإتاحة الفرصة لك ، وسيكون الحضور ممتنين لجهودك.