مجالس كانبان: المنهجية والمبادئ والإمكانيات

مفهوم وأنواع لوحات كانبان

Kanban (من اليابانية ، “بطاقة الإشارة”) هي طريقة أساسية لتصور مشاريع Agile ، وهي مصممة للتفويض الفعال لمهام المشروع وتتبع كل من سير العمل والنتائج. ببساطة ، إنها أداة تسمح لك بوضع دورة حياة المشروع بالكامل على الورق (سواء كانت ملموسة أو افتراضية) ، من البداية إلى النهاية ، وبالتالي تحقيق النتائج المرجوة في أقصر وقت ممكن. الهدف من هذه التقنية هو تحقيق أقصى قدر من الشفافية ، وهو أمر ضروري للاستجابة في الوقت المناسب والتصحيح الجماعي للأخطاء.

تعود أصول المنهجية إلى عام 1959 ، عندما قدمت أكبر شركة يابانية في ذلك الوقت ، تويوتا ، تقنية التنظيم المرئي هذه لأول مرة ، بمساعدة بطاقات المعلومات حول أنظمة التخطيط والإمداد ، على مبدأ ” في الوقت المناسب.” بعد عقود قليلة ، انتشرت تقنية كانبان أكثر في مجال تطوير البرمجيات ، بفضل الأفكار المبتكرة لديفيد أندرسون ، المتخصص الرائد في إدارة المشاريع في كبرى الشركات مثل مايكروسوفت وموتورولا. يعتبر من رواد مجلس كانبان كوسيلة لإدارة العمل الفكري.

أصناف من ألواح كانبان

اعتمادًا على مجال تطبيق المنهجية (والذي ، بالمناسبة ، لا يقتصر على مجال تكنولوجيا المعلومات) ، هناك نوعان من لوحات كانبان:

1. المادية

في هذه الحالة ، يعمل الفريق باستخدام لوحة علامات حقيقية ، بأعمدة مسطرة ترمز إلى مراحل المشروع ، وملصقات المهام. عند اكتمال المهام ، ينقل أعضاء الفريق الملصقات من عمود إلى آخر.

2. افتراضية

بالطبع ، عندما يزداد عدد المشاريع وأعضاء الفريق ، يصبح استخدام السبورة الفعلية مشكلة كبيرة. تأتي التكنولوجيا للإنقاذ: توفر السبورة البيضاء الافتراضية وصولاً عن بُعد إلى المشاريع لجميع أعضاء الفريق في الوقت الذي يناسبهم.

مزايا هذا النهج

دعنا نلخص المزايا الواضحة إلى حد ما للحفاظ على لوحات Kanban:

• منهجية مرنة بدرجة عالية من التخصيص
• سير عمل شفاف والقدرة على إجراء تغييرات سريعة
• التوزيع الأمثل لأعباء العمل الجماعي
• تحسين الفعالية
• شرط أساسي للتواصل الفعال بين الموظفين

مكونات لوحة كانبان

1. البطاقات

المكونات الرئيسية لأي مشروع هي المهام. في كانبان ، يتم تقديمها في شكل بطاقات تحتوي على جميع تفاصيل المهمة وحالتها (تاريخ الاستحقاق ، الشخص المسؤول ، الوصف ، إلخ). يتم اقتراح ألوان مختلفة للحفاظ على العديد من المشاريع.

2. الأعمدة

كل عمود معادل بمرحلة معينة من المشروع. وبالتالي يمكنك تتبع تقدم مهمة فردية بصريًا عن طريق تحريك البطاقة المقابلة عبر أعمدة اللوحة.

3. حدود الأعمال قيد التنفيذ (WIPs)

في كل عمود يمكنك تعيين حدود معينة على عدد المهام غير المكتملة ، وبالتالي توزيع أعباء العمل المناسبة في جميع مراحل المشروع.

4. ممرات السباحة

تسمح لك الصفوف الموجودة في الجدول بتجميع المهام وفقًا لميزة معينة: على سبيل المثال ، وفقًا لدور أحد أعضاء الفريق.

5. نقطة الالتزام ونقطة التسليم

هاتان هما النقطتان الزمنيتان اللتان توضحان بداية أداء مهمة معينة (نقلها من الأعمال المتراكمة إلى حالة “قيد التقدم”) وإكمالها.

بعد أن تعرفنا على المصطلحات ، دعنا نراجع مبدأ منهجية كانبان. عادةً ما تحتوي أبسط لوحة كانبان على ثلاثة أعمدة تتوافق مع المراحل الرئيسية للمشروع: المهام الجديدة أو الأعمال المتراكمة (“جديدة”) ، والمهام التي يجري العمل عليها (“قيد التقدم”) ، والمهام التي تم حلها (“تم حلها”). توضح البطاقات الملونة المهام الخاصة بكل مشروع ، بالإضافة إلى معلومات حول أعضاء الفريق المسؤولين عن تنفيذها. إذا تجاوز عدد المهام المكتملة في أي عمود حد العمل قيد التقدم ، فسيتم تمييز الرقم الموجود في اسم العمود باللون الأحمر. هذا يشير إلى قائد الفريق أن هذه المرحلة مثقلة.

تجدر الإشارة إلى أن إنشاء لوحة كانبان ، وكذلك تخصيصها وفقًا لمتطلبات العمل ، هي عملية غير معقدة تمامًا. لديك أيضًا خيار تحديد الألوان للمهام الفردية ، وإعداد المسارات العائمة والمرشحات والحدود على عدد المهام غير المكتملة. في الختام: أيًا كانت طريقة إدارة المشروع التي تختارها ، الشيء المهم هو أنها يجب أن تساعدك حقًا في مهام عملك والحصول على النتائج التي تريدها!