التواصل الفعال في البحث الرئاسي

يعد البحث الرئاسي وإطلاق إدارة جديدة من بين المناسبات الأكثر بروزًا في حياة المؤسسة. تزيد التوقعات المرتفعة والتدقيق العام المكثف من مخاطر الحصول على كل جانب من جوانب عملية الاتصال بشكل صحيح تمامًا.

لسوء الحظ ، يعد التواصل حول البحث الرئاسي أمرًا غالبًا ما تكون المنظمات غير مستعدة له. السبب الأول واضح: هذه العضلات لا تنثني كل يوم أو حتى كل عام. حتى مع استمرار تقصير فترات الرئاسة ، لا يزال تعيين قائد جديد للحرم الجامعي حدثًا نادرًا نسبيًا. ثانيًا ، مع زيادة معدل دوران الموظفين الذي يؤدي إلى استنفاد الذاكرة المؤسسية ، قد يكون هناك عدد قليل من المهنيين ذوي الخبرة في الحرم الجامعي لتوجيه استراتيجية الاتصالات عندما تكون هناك حاجة ماسة إلى هذه الرؤية.

على الرغم من اختلاف كل سياق في الحرم الجامعي ، إلا أن فهم حساسيات الاتصالات التي تُعلم البحث الرئاسي وإطلاق الرئيس المعين يمكن أن يساعد المعنيين على اتخاذ خيارات مدروسة.

المرحلة الأولى: التواصل للتأكيد

إن إعلان الرئيس عن تقاعدهم أو رحيلهم أمر مثير للقلق حتما ، حتى لو كان متوقعًا على نطاق واسع. إنها لحظة مزعزعة للاستقرار ، نقطة انتقالية حيث يمكن للأفراد تجربة مشاعر متصاعدة تتراوح من عدم اليقين بشأن أدوارهم إلى الإثارة بشأن ما يخبئه المستقبل. ومما يضاعف الارتباك حقيقة أنه ، كأشكال بحث ، يدخل صوت مؤسسي جديد إلى المشهد. نظرًا لأن الرئيس الحالي ليس له دور مناسب في اختيار خليفته ، فإن البحث هو إحدى المرات القليلة التي يتواصل فيها الوصي – سواء كان رئيس مجلس الإدارة أو رئيس البحث – مباشرة مع المجتمع. يؤدي أداء أحد أهم أدوار مجلس الإدارة ، أن يعلن ذلك الفرد عن لجنة البحث والبحث ، ويدعو الدوائر الانتخابية إلى المدخلات ، ويصرح بتحديثات الاتصالات ، مع قيام مجلس الإدارة في النهاية بتحديد التعيين. على الرغم من أن الحضور المتزايد لمجلس الإدارة قد يكون غير مألوف للكثيرين ، إلا أن هذا مسار نموذجي للأمور. من منظور الاتصالات ، إنها فرصة ثمينة لطمأنة المجتمع حول الاستمرارية المؤسسية ولجعل عملية إدارة الحرم الجامعي واضحة وشفافة للجميع.

المرحلة الثانية: الإطلاق بصوت عالٍ

في البداية ، عندما يتم بدء البحث وتشكيل لجنة بحث ، فإن مهمة المتصل هي إلقاء أكبر شبكة ممكنة ، مما يضمن أن كل عضو في الحرم الجامعي ومجتمع الخريجين على دراية بالعملية. هذه لحظة للإفراط في التواصل ، مما يضمن دعوة كل من ينتسب إلى المؤسسة ، عبر قنوات متعددة ، للتأمل في ما هو مطلوب في القائد التالي. يعد موقع الويب القوي للبحث ، والذي يتم من خلاله الترحيب بالتعليقات ، وتجميع الاتصالات والإجابات على الأسئلة المتكررة ، موردًا أساسيًا. سيؤدي التواصل بشكل متكرر وقوي في هذه المرحلة المبكرة من البحث إلى توليد مدخلات مفيدة من المجتمع والمشاركة ؛ وبنفس القدر من الأهمية ، فإنه سيؤتي ثماره في الثقة على الطريق عندما تكون الخصوصية والسرية اللازمتين في كثير من الأحيان في مراحل لاحقة من البحث تحد بالضرورة من مقدار ما يمكن لقادة البحث قوله.

من المهم أيضًا في هذه المرحلة إدارة التوقعات حول التحديثات ومشاركة المعلومات. إن الوضوح بشأن إيقاع الاتصالات القادمة يضمن ، على سبيل المثال ، أن الفترة التي تكون فيها التحديثات متباعدة على نطاق أوسع تُفهم على أنها عامل طبيعي في العملية ولا يُساء تفسيرها على أنها تعثر أو مأزق في تقدم اللجنة.

أخيرًا ، تجدر الإشارة إلى أن إطلاق البحث غالبًا ما يدفع بمسؤول الاتصالات الرئيس و / أو رئيس مجلس الإدارة و / أو كرسي البحث إلى تحالف جديد وسريع الحركة ، قد لا يجلب كل منهم سوى القليل من الخبرة السابقة. يلعب سكرتير المجلس أيضًا دور اتصال حيوي بين وظائف البحث والاتصالات. يعد وجود فهم مشترك لتوقعات الاتصالات والإيقاع منذ البداية أمرًا حيويًا للنجاح في جميع المراحل.

المرحلة الثالثة: الإفصاح عن الرصيد والخصوصية

غالبًا ما تكون مرحلة العمل في البحث الرئاسي ، عندما تكون اللجنة متعمقة في مداولاتها ، وفحص المرشحين وفحصهم واستقطابهم ، هي المرحلة الأكثر تحديًا للمُتصلين. يعد ضمان خصوصية المرشحين وسرية اللجان من الاعتبارات الحيوية في جذب أفضل المواهب وتمكين اللجنة من التمييز بينهم بشكل مدروس. تؤكد التحديثات في هذه المرحلة من العملية عادةً على عمق الاهتمام بالمنصب ، والمجموعة القوية التي تراجعها اللجنة ، والقدرة التنافسية للمجال ووحدة اللجنة حول إيجاد المرشح الأمثل للوظيفة. حتى إذا تمت دعوة العديد من المتأهلين للتصفيات النهائية إلى الحرم الجامعي للأحداث العامة أو شبه العامة ، فلا يزال من الممكن أن يلعب الاهتمام بالسرية دورًا اعتمادًا على انفتاح العملية التي التزمت بها المؤسسة.

المرحلة 4: النظر في الإطار

الإعلان عن الرئيس المكلف ، مما لا يثير الدهشة ، مكثف وسريع الحركة ومتعمق على نحو متزايد. كلما تم الإعلان عن أخبار القائد الجديد بشكل أسرع ، قلت فرصة التسرب ، سواء من المؤسسة الجديدة المعينة أو الحرم الجامعي الحالي. ولكن يجب أن تقترن السرعة بالحذر: فالسرد المحيط بالفرد ليس فقط بيانًا لمؤهلاته ، ولكنه ، على نطاق أوسع ، إطار لتوجيه المؤسسة. يحتاج المجتمع إلى رؤية رغباته للقائد التالي تنعكس في الاختيار. يحتاج إلى التعرف على ماضي الكلية أو الجامعة فيما يتعلق بمستقبلها. يجب إيلاء اهتمام مماثل للظهور الأول للرئيس المعين في الحرم الجامعي ، مما يضمن أن تلك اللحظة تشير إلى أقصى قدر من الترحيب والفخر ولا تضع ، على سبيل المثال ، الشخص الجديد في وضع يسمح له بالإجابة على القرارات السابقة ولا يتعرض للضغط علنًا من قبل المصالح الخاصة . في هذه المرحلة من العملية ، من المفيد تذكر تأثير الأسبقية ، والميل البشري للتأثر بشكل غير متناسب بالانطباعات الأولى. في هذه المرحلة ، يرسل كل خيار من قبل المؤسسة وقائدها القادم إشارة ، إيجابية ، سلبية أو محايدة ، مع احتمال أن يتردد صداها في الإدارة المقبلة.

قد يكون التنصيب بمثابة إطلاق احتفالي لزعيم جديد ، لكن يمكن القول إن بداية الرئاسة يمكن أن ترجع إلى بداية البحث نفسه. يتطلب تحسين اتصالات البحث الرئاسي في كل لحظة مهمة – من الإعلان إلى عمل اللجنة إلى إطلاق الحرم الجامعي – شراكة قوية في مجلس الاتصالات وتوقعات مُدارة بعناية واهتمامًا عميقًا بالتفاصيل. من خلال الاقتراب بعناية ، فإن العملية تضع الفرد في مكانة للنجاح وتقدم بيانًا مدويًا حول مرونة المؤسسة واستجابتها وانفتاحها على التغيير.

كمؤسس ومدير L. Fenlason للاستشارات وكبير المستشارين في وكالة RW جونز، تقدم Laurie Fenlason المشورة لمجالس التعليم العالي والقادة والفرق بشأن الإستراتيجية والرؤية والاتصالات عالية المخاطر. شغلت سابقًا منصب نائب الرئيس للشؤون العامة والمبادرات الاستراتيجية في كلية سميث وفي مناصب الأخبار والشؤون العامة في جامعتي ميشيغان وبنسلفانيا.