أفضل الممارسات ونصائح من الداخل

قائمة مراجعة إعداد تكنولوجيا المعلومات لمساعدة الموظفين الجدد

من البرامج إلى الأجهزة ، يحتاج الموظفون الجدد إلى التعرف على المعدات والأدوات التي سيستخدمونها كل يوم. تسمى عملية تدريب الموظفين على استخدام أجهزتهم التكنولوجية إعداد تكنولوجيا المعلومات. في هذه المقالة ، ستتعرف على أهمية إعداد تقنية المعلومات وأفضل الطرق لدمجها في عملية التعلم والتطوير الخاصة بك.

ما هو إعداد تكنولوجيا المعلومات؟

إعداد تكنولوجيا المعلومات هو عملية تدريب الموظفين الجدد على المهام التي تتم من خلال تطبيقات وأجهزة وبرامج وأدوات أخرى معينة من أجل الانتقال إلى أدوارهم الجديدة بسلاسة. يمكن أن يشمل إعداد تكنولوجيا المعلومات منح الموظفين إمكانية الوصول إلى بيانات اعتمادهم ، وإعداد معداتهم الجديدة ، وما إلى ذلك. ضع في اعتبارك أن بعض الموظفين قد يحتاجون إلى التحاقهم بشكل مختلف وفقًا لأدوارهم.

لماذا هي مهمة جدا؟

أظهرت الدراسات أن معظم الموظفين يتفقون على أن عملية إعداد تكنولوجيا المعلومات ساعدتهم على التأقلم من اليوم الأول. تخيل مدى الإحباط الذي قد تشعر به عند الوصول إلى مكان عملك الجديد مع أعصاب اليوم الأول على قدم وساق ، وعدم تجهيز أجهزتك ، أو الاضطرار إلى معرفة كيفية تسجيل الدخول إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك واستخدام برنامج لم يسبق لك القيام به من قبل. تستخدم من قبل. إن وجود شخص يرشدك خلال عملية اكتشاف معدات وبرامج جديدة يجعل التجربة أقل إرهاقًا. يشعر الموظفون أيضًا بمزيد من الأمان ، نظرًا لأن لديهم موارد في متناول اليد لشرح جميع بروتوكولات الأمان والممارسات الآمنة بدلاً من محاولة اكتشاف كل شيء بأنفسهم. يمنحهم هذا الفرصة للتدريب على الأمن السيبراني قبل حدوث شيء ما ، لأنهم سيكونون بالفعل على دراية بتهديدات ومخاطر السلامة الشائعة. أخيرًا وليس آخرًا ، ستجعل عملية إعداد تكنولوجيا المعلومات الموظفين الجدد يشعرون براحة أكبر مع أدواتهم الجديدة ، مما سيساعدهم على أداء عملهم بكفاءة أكبر وبناء الثقة بالنفس.

أفضل الممارسات لإعداد تكنولوجيا المعلومات

الآن بعد أن عرفت ما هو إعداد تكنولوجيا المعلومات ولماذا هو مهم ، فقد حان الوقت لتنفيذ الإستراتيجية. ضع في اعتبارك أنه يجب التخطيط والهيكل للعملية بعناية لتغطية أكبر قدر ممكن من المعلومات دون التسبب في الحمل المعرفي الزائد. من المهم أن يتمكن جميع الموظفين الجدد من الوصول إلى هذه المعلومات ، حتى بعد الإعداد. اقرأ أدناه أفضل ممارسات إعداد تكنولوجيا المعلومات لمساعدة كل عضو جديد في الفريق في العثور على موطئ قدمه التقني.

1. قم بإنشاء واستخدام قائمة مرجعية لإعداد تكنولوجيا المعلومات

اجعل عملية إعداد تكنولوجيا المعلومات أسهل من خلال إنشاء قائمة تحقق. شاركه مع الموظفين الجدد حتى يتمكنوا من تتبع تقدمهم ومعرفة مكانهم بمعرفتهم بتكنولوجيا المعلومات. بادئ ذي بدء ، تحتاج إلى معرفة الأدوات والمعدات المطلوبة. ثم قم بإنشاء الحسابات اللازمة. سيشعر الموظفون الجدد بالرضا عن معرفة أنهم قد أكملوا جميع الخطوات الأساسية. يمكن أن تكون القائمة التي تم فحصها بالكامل محفزة ، لأنها تخلق إحساسًا بالإنجاز. بعض الأشياء التي يجب تضمينها في قائمة التحقق الخاصة بإعداد تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك هي المعدات والأدوات ورسائل البريد الإلكتروني للشركات وبيانات اعتماد الحساب وإعداد الأجهزة والبرامج وشهادات التدريب.

2. جدولة اجتماعات للتدريب

استضف اجتماعًا جماعيًا لتدريب موظفيك على استخدام معداتهم الجديدة. يمكنهم جميعًا مشاركة أسئلتهم وتقديم النصائح التي اكتشفوها من تجاربهم الخاصة. على سبيل المثال ، يمكنك جدولة الاجتماعات لمساعدتهم في إعداد حساباتهم الجديدة أو مشاركة تدريب معين على برنامج سيحتاجون إليه من المربع الأول. تأكد أيضًا من جدولة اجتماعات المتابعة لضمان سير كل شيء بسلاسة.

3. إبلاغهم بسياسات الأمان

غالبًا ما يتعين على الموظفين التعامل مع المعلومات السرية حول شركتهم. هذا هو السبب في أنه من المهم تثقيفهم حول سياسات الأمان المتعلقة بحساباتهم ومعداتهم. على سبيل المثال ، يمكنك تقديم المشورة لهم حول كيفية استخدام المصادقة الثنائية الموجودة في مكانها أو تثبيت برنامج مكافحة فيروسات على أجهزتهم. أنشئ مقاطع فيديو توضح لهم ما يجب فعله في حالة اختراق حسابهم خطوة بخطوة. يمكنك أيضًا تحديد إرشادات محددة وسياسات أمان أخرى حتى يتمكنوا من الوصول إلى هذه الموارد المستندة إلى الفيديو كلما دعت الحاجة إلى ذلك.

4. أتمتة العملية

قد يكون من الصعب إنشاء حسابات متعددة وإعداد أجهزة متعددة في نفس الوقت. تتمثل إحدى الطرق السهلة للقيام بذلك في أتمتة عملية إعداد تكنولوجيا المعلومات لتجنب الخطأ البشري ، والذي يمكن توقعه عند حدوث الكثير في وقت واحد. هذه حالة أخرى تكون فيها قائمة المراجعة عبر الإنترنت مفيدة ، لأنها ستجعل العملية أكثر شفافية. تأخذ الأتمتة خطوة إلى الأمام ، حيث ستتلقى إشعارًا في كل خطوة على الطريق ، لمعرفة أين يمكنك التدخل في حالة مواجهة مشكلة.

كيفية التأكد من أن الإعداد يتم بسلاسة

بالطبع ، هناك بعض الأشياء التي قد تسوء مع إعداد تكنولوجيا المعلومات. ومع ذلك ، يمكن أن تساعد هذه النصائح في ضمان أن العملية تسير دون عوائق.

أبلغ قسم تكنولوجيا المعلومات لديك

تأكد من أن قسم تكنولوجيا المعلومات لديك لديه جميع المعلومات الضرورية المتعلقة بالموظفين الجدد وأدوارهم. من الناحية المثالية ، يجب أن يكون لديهم كل التفاصيل من أجل معرفة ما يجب إعداده وما هي المعدات التي يجب تحضيرها مسبقًا. سيحتاجون أيضًا إلى إنشاء حسابات جديدة أو حل أي مشكلات تتعلق بالبرامج القديمة مسبقًا للمساعدة في تسريع العملية. أخيرًا ، تأكد من إضافة جميع معلوماتهم إلى نظام إدارة التعلم الخاص بك حتى يتمكن الموظفون الجدد من تسجيل الدخول والوصول إلى الموارد على الفور.

كن مستعدا

لا تنتظر حتى يومهم الأول لشراء معداتهم أو أي مواد أخرى قد يحتاجونها. يجب أن يكون الموظفون الجدد قادرين على الغوص مباشرة في إعداد تكنولوجيا المعلومات لديهم مقابل إضاعة الوقت في إعداد كل شيء. إذا كانوا يعملون عن بُعد ، فستحتاج أيضًا إلى التأكد من وصول الأدوات الضرورية في الوقت المناسب حتى لا تكون هناك تأخيرات غير متوقعة.

كن متاحا

يجب عليك الاحتفاظ بخط اتصال مفتوح حتى بعد انتهاء إعداد تكنولوجيا المعلومات. قد يواجه الأشخاص جميع أنواع المشكلات مع أجهزتهم ، ومن المريح معرفة أن لديهم شبكة أمان تقنية. تحقق أيضًا منهم بعد الانتهاء من العملية لجمع التعليقات وإخبارهم أنه يمكنهم التواصل معك إذا واجهوا صعوبات في أي وقت.

خاتمة

تساعد عملية إعداد تكنولوجيا المعلومات أعضاء فريقك الجدد على الشعور بالراحة مع معداتهم الجديدة والبرامج التي سيستخدمونها لإنجاز المهمة. كما أنه يجعلهم يشعرون بمزيد من الأمان والثقة حيث يمكنهم اكتساب فهم أفضل لبروتوكولات السلامة المعمول بها وتعلم كيفية التعامل مع التحديات المشتركة التي قد يواجهونها على طول الطريق. تتضمن بعض أفضل الممارسات إنشاء قائمة مراجعة لإعداد تكنولوجيا المعلومات لتتبع تقدمهم ، وجدولة الاجتماعات للمتابعة وتحديد مجالات التحسين ، وأتمتة العملية لتسهيل الأمر.

قم بزيارة دليلنا على الإنترنت للعثور على أفضل برامج تأهيل الموظفين لمؤسستك. يمكنك التصفية حسب الميزات ونموذج التسعير والنشر ونوع الترخيص لتبسيط البحث.